Comment choisir son imprimante professionnelle ?

Lorsqu’il s’agit de choisir une imprimante professionnelle pour son entreprise, il est facile de se sentir submergé par toutes les options disponibles sur le marché. Entre les différents types de technologies qui existent, les fonctionnalités variées, les considérations écologiques et les coûts associés, sélectionner l’imprimante idéale peut rapidement devenir compliqué.

Pourtant, faire le bon choix est important, car seule une imprimante adaptée peut vous permettre d’améliorer la productivité de votre équipe, mais aussi d’optimiser vos dépenses à long terme. Découvrez, à travers notre article, quels sont les éléments à analyser pour bien choisir votre imprimante professionnelle. 

Introduction à l’impression professionnelle

Dans le milieu professionnel, l’efficacité reste un maître-mot et il s’applique même à la salle d’impression. Disposer d’une imprimante capable de traiter un grand nombre de pages par minute permet de réduire le temps d’attente pour les impressions. Autre point important, une imprimante avec des fonctionnalités avancées peut considérablement améliorer le flux de travail :  

• impression recto verso automatique ; 

• numérisation rapide ; 

• capacité de gérer différents types de supports, etc. 

Les imprimantes professionnelles sont généralement conçues pour des volumes d’impressions professionnelles élevés et offrent une meilleure durabilité que les modèles grand public. Autrement dit :  

• moins de maintenance ; 

• durée de vie plus longue.

Cela réduit, in fine, les coûts liés aux réparations et aux remplacements fréquents. 

Notez, par ailleurs, que les imprimantes modernes offrent des fonctionnalités de sécurité comme l’impression sécurisée (où l’utilisateur doit s’authentifier pour récupérer ses documents) et le chiffrement des données en transit. Ces fonctions protègent les informations sensibles et réduisent le risque de fuite de données. Pour rappel, tous les objets connectés avec une adresse IP connectable à internet, incluant les imprimantes, peuvent être piratés.  

Évaluer les besoins de votre entreprise

Volume d’impression et vitesse

Commencez par évaluer combien de pages sont imprimées chaque mois dans votre entreprise. Vous pouvez obtenir ces informations en consultant les relevés de vos imprimantes actuelles ou en interrogeant les différents services.  

 Il est également recommandé de choisir une imprimante évolutive, capable de s’adapter à vos besoins pouvant être plus élevés au fil du temps pour éviter de devoir la remplacer trop rapidement. 

 Par ailleurs, pensez à évaluer la vitesse d’impression de l’imprimante choisie pour éviter les goulots d’étranglement, surtout si vous devez imprimer d’importants volumes de papier.  

Types de documents imprimés

Si votre entreprise imprime principalement des documents textuels (rapports, mémos, correspondances), une imprimante laser monochrome peut être un bon choix. Si vous imprimez régulièrement des documents contenant des graphiques, des tableaux ou des schémas, optez plutôt pour une imprimante couleur capable de produire des impressions de haute qualité.  

 Si votre entreprise doit imprimer des photos ou des images de haute qualité, une imprimante à jet d’encre spécialisée, capable de produire des impressions avec une grande précision des couleurs et une résolution élevée, sera nécessaire.  

Fonctionnalités spécifiques

• Ethernet  : indispensable pour intégrer l’imprimante au réseau de l’entreprise de façon stable.
• Wi-Fi : permet à tout poste connecté au réseau d’imprimer sans câble. Pertinent en open space et pour les visiteurs occasionnels (via Wi-Fi invité).
• Bluetooth : permet une connexion directe entre l’imprimante et les appareils compatibles, sans nécessiter de connexion internet ou de réseau local. Avoir une imprimante avec Bluetooth est souvent idéal pour les petites équipes qui peuvent alors imprimer à distance. 
• Impression recto-verso : L’impression recto verso automatique est une fonctionnalité essentielle pour économiser du papier et réduire les coûts d’impression. N’écartez pas cette option. 
• Impression mobile : l’impression mobile via les standards AirPrint (iOS), Mopria (Android) ou les applications dédiées des constructeurs, les collaborateurs peuvent imprimer depuis smartphone ou tablette.
• Impression cloud : le cloud printing permet d’envoyer des documents depuis n’importe quelle connexion internet vers l’imprimante. Utile pour les collaborateurs en télétravail ou multi-sites.
• Pull printing : le document n’est imprimé qu’au moment où l’utilisateur s’authentifie physiquement sur la machine. Réduit les impressions oubliées et renforce la confidentialité.

Sécurité et protection des données

Les documents imprimés peuvent contenir des informations sensibles qui doivent être protégées. Misez sur des options d’impression sécurisée. L’impression sécurisée permet à un utilisateur d’envoyer un document à l’imprimante, mais celui-ci n’est imprimé qu’une fois que l’utilisateur s’est authentifié directement sur l’imprimante (par un code PIN, une carte d’accès ou une autre forme d’identification).  

Cette fonctionnalité évite que des documents sensibles ne soient laissés sans surveillance dans le bac de sortie, où ils pourraient être vus ou pris par des personnes non autorisées. 

Les imprimantes peuvent également être configurées pour restreindre l’accès à certaines fonctionnalités ou à l’impression de certains types de documents en fonction des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs. En restreignant l’accès à certaines fonctionnalités (comme l’impression couleur ou la numérisation de documents sensibles), l’entreprise peut réduire les risques de fuites d’informations. 

Imprimante multifonction, laser ou jet d’encre : quelles différences ?

Imprimante professionnelle à jet d'encre

L’encre est projetée sur le papier sous forme de gouttelettes. 

Avantages : achat peu coûteux, excellent rendu photo, taille compacte.

Inconvénients : coût à la page élevé, têtes d’impression qui peuvent sécher en cas d’usage intermittent, vitesse limitée sur les gros volumes.

Imprimante professionnelle laser

Un faisceau laser fixe le toner sur le papier par chauffage. 

Avantages : vitesse élevée, coût à la page bas, fiabilité sur les volumes importants, rendu net pour les textes. 

Inconvénients : achat plus coûteux, encombrement supérieur, rendu photo moins fidèle que le jet d’encre.

​✅Pour un usage professionnel courant, le laser reste la référence. Le jet d’encre se justifie pour les structures avec un fort besoin d’impression visuelle ou de très petits volumes.

Gestion de son parc d’imprimante et services managés (MDS)

Au-delà d’une ou deux machines, la gestion d’un parc d’imprimante devient une charge non négligeable : suivi des consommables, dépannages, mises à jour de firmware, refacturation interne par service. Les services d’impression et de gestion documentaire (MDS, Managed Document Services) confient cette gestion à un prestataire, généralement avec un contrat au coût-page et un engagement de disponibilité.

À examiner si vous gérez un parc multi-sites, si la maintenance vous mobilise du temps, ou si vous souhaitez basculer d’un modèle d’investissement (CAPEX) vers un modèle de fonctionnement (OPEX).

Découvrir nos services d’impression et gestion documentaire MDS

Raisonner en coût total de possession (TCO)

Le prix affiché d’une imprimante ne représente qu’une fraction du coût réel sur sa durée de vie. Une machine peu chère à l’achat peut coûter plusieurs fois son prix en consommables sur trois ans. Inversement, un investissement initial plus élevé peut s’amortir rapidement grâce à un coût à la page plus bas.

Le coût total de possession (TCO, Total Cost of Ownership) intègre l’ensemble des dépenses sur la durée de vie de l’équipement :

• Acquisition : prix d’achat ou loyer mensuel selon le mode de financement
• Consommables : toner ou encre, tambours, papier, agrafes
• Maintenance : contrats de service, pièces d’usure, interventions
• Énergie : consommation électrique en fonctionnement et en veille
• Coûts cachés : temps perdu en cas de panne, gestion des commandes de consommables, refacturation interne

Trois modes de financement à comparer :

1. Achat direct : la machine entre à l’actif de l’entreprise. Capital mobilisé dès le départ, mais plus de loyer ensuite.
2. Location longue durée (leasing) : paiement mensuel sur 3 à 5 ans, possibilité de rachat en fin de contrat. Permet d’étaler la charge et de renouveler le matériel régulièrement.
3. Contrat externe (MDS) au coût-page : vous payez un prix par page imprimée, tout inclus (matériel, consommables, maintenance). Modèle prévisible, adapté aux parcs importants.

✅Le bon arbitrage dépend de votre trésorerie, de votre volume d’impression et de votre stratégie comptable. Une simulation comparant les trois scénarios sur 3 ans est généralement suffisante pour trancher.

Considérations environnementales

Certifications et écolabels pour une impression responsable

Les certifications environnementales sont un excellent indicateur de l’engagement d’un fabricant envers des pratiques durables. Elles garantissent que l’imprimante a été conçue pour être plus respectueuse de l’environnement. 

Programmes de recyclage et réduction des déchets

En plus des certifications, de nombreux fabricants d’imprimantes proposent des programmes et des solutions pour aider les entreprises à réduire leur impact environnemental lié à l’impression.  

De nombreux fabricants proposent des programmes de reprise et de recyclage des cartouches d’encre et de toner usagées. Ces programmes garantissent que les cartouches usagées sont correctement recyclées ou réutilisées, plutôt que d’être jetées dans les décharges. 

Par ailleurs, certaines imprimantes sont compatibles avec des cartouches d’encre rechargeables ou des systèmes de réservoirs d’encre, qui permettent de recharger l’encre plutôt que de remplacer entièrement la cartouche.

En partenariat avec le programme Conibi, Konica Minolta participe activement à la gestion et au recyclage des consommables d’impression (toners, cartouches, tambours, etc.). 

->Conibi est une initiative collective qui regroupe plusieurs fabricants, avec pour objectif de faciliter le recyclage des produits usagés tout en réduisant l’impact environnemental. Ce programme permet aux entreprises d’adopter des pratiques plus responsables en matière de gestion des déchets liés à l’impression.

Découvrez les imprimantes professionnelles multifonction de Konica Minolta