Checklist facture électronique : les étapes pour se préparer à la réforme 2026

1. Être au clair sur les objectifs de la réforme

Le passage à la facturation électronique obligatoire répond à trois objectifs majeurs : 

• Renforcer la compétitivité de toutes les entreprises grâce à la dématérialisation des process, la diminution des délais de paiement et la baisse de la charge administrative 

• Simplifier les démarches administratives grâce au pré-remplissage automatique des déclarations de TVA. 

• Renforcer la lutte contre la fraude fiscale. 

2. Connaître les échéances précises et s’y préparer

✅ Attention à ne pas confondre réception et émission de facture :

• 1er septembre 2026 : toutes les entreprises, de la micro au grand groupe, devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Il est donc essentiel de préparer cette échéance dès à présent.  
• 1er septembre 2027 : les TPE et PME devront à leur tour émettre leurs factures en format électronique vers leurs clients professionnels.
  

Pour la chronologie complète et toutes les étapes intermédiaires, consultez notre calendrier détaillé de la facture électronique.

3. Identifier précisément les transactions concernées

La facturation électronique ne s’appliquera qu’aux transactions effectuées entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA.  

• Par conséquent, seules les transactions B2B domestiques (c’est-à-dire réalisées entre entreprises françaises assujetties à la TVA) seront concernées. 
• Les opérations B2C ou internationales seront soumises  quant à elles à un système complémentaire d’e-reporting. 

4. Vérifier les formats électroniques obligatoires

Trois formats structurés sont retenus par l’administration fiscale :

• Factur-X : format hybride PDF + XML, norme franco-allemande devenue référence européenne, le plus accessible pour les TPE/PME ;
• UBL (Universal Business Language) : Format de facture électronique structuré, claire et facilement lisible, basé sur le langage XML.  
• CII (Cross Industry Invoice) : format XML développé par l’UN/CEFACT, permet de créer des factures détaillées et standardisées, notamment pour faciliter les transactions entre les entreprises et les organisations gouvernementales.

Le choix dépend de votre Plateforme Agréée, qui assurera la conversion automatique si besoin.

5. Recenser toutes les informations clients et fournisseurs

Dès le passage à la facturation électronique, un certain nombre de mentions obligatoires devront figurer sur toutes les factures : 

• le numéro SIREN; 

• L’adresse de livraison des biens dès lors qu’elle est différente de l’adresse de facturation; 

• le numéro de TVA; 

• Le type de biens ou de services (nature de l’opération) donnant lieu à facturation. 

Pour éviter tout risque d’erreur, pensez à mettre à jour dès aujourd’hui tous les numéros SIREN, numéros de TVA et les adresses de livraison de vos clients. 

6. Choisir une Plateforme Agréée (anciennement appelée Plateforme de Dématérialisation Partenaire ou PDP)

Depuis la publication officielle du 16 janvier 2026 par la DGFiP, plus de 120 Plateformes Agréées sont aujourd’hui immatriculées et habilitées à traiter les flux de factures électroniques. Toutes les entreprises devront en désigner une avant septembre 2026.

Les Plateformes Agréées sont les seuls acteurs habilités par l’État à émettre, recevoir, transmettre et archiver les factures électroniques, ainsi qu’à transmettre les données à l’administration fiscale.

Critères pour bien choisir :

• statut d’immatriculation définitive (et non simplement « sous réserve ») ;
• certifications de sécurité : ISO 27001, hébergement SecNumCloud ;
• conversion automatique des formats (Factur-X, UBL, CII) ;
• intégration native à votre logiciel de comptabilité ou votre GED ;
• archivage à valeur probatoire intégré (coffre-fort NF-203) ;
• point d’accès Peppol pour les échanges internationaux ;
• tableaux de bord de suivi et de pilotage.

Le choix Konica Minolta × Open Bee : la Plateforme Agréée Open Bee a obtenu son immatriculation définitive auprès de la DGFiP mi-janvier 2026. Intégrée nativement à nos solutions de GED KOMI Doc Essential, elle vous offre une approche globale : la facture électronique au sein d’une gestion documentaire centralisée, plutôt qu’un outil isolé de plus à intégrer.

Pour aller plus loin : Qu’est-ce qu’une Plateforme Agréée ? et comment choisir sa PA.

7. Désigner un référent interne au projet

Une évolution réussie et aboutie suppose coordination et anticipation. Le mieux est donc de nommer un responsable chargé de coordonner les différentes étapes de votre passage à la facturation électronique et d’assurer un suivi de projet rigoureux. 

8. Adapter progressivement les processus internes

Le rôle de ce responsable s’articulera autour de trois axes majeurs : 

• passer en revue l’ensemble des procédures de facturation actuellement en vigueur dans l’entreprise : workflow de validation, circuits d’approbation, gestion des avoirs et acomptes. Les flux papier ou PDF par email doivent disparaître au profit de flux structurés via la PA  
• intégrer les nouvelles contraintes numériques dans vos modèles de factures et dans votre base clients 
• prévoir les formations nécessaires aux collaborateurs.

9. Réaliser des tests avant la mise en place définitive

Pour paraphraser Emile de Girardin, affirmons que “facturer, c’est prévoir”. Pour mettre toutes les chances de réussite de votre côté, et anticiper des couacs éventuels, le mieux est d’effectuer des tests en conditions réelles. 

✅Sélectionnez quelques clients et fournisseurs avant la date officielle d’entrée en vigueur pour tester votre dispositif avant de le généraliser à l’ensemble de votre activité. 

10. Mettre en place un archivage électronique conforme et pérenne

Le passage à la facturation électronique s’accompagne d’une obligation d’archivage. 

 Vous devrez conserver les factures électroniques pendant 10 ans de manière sécurisée, afin de garantir leur intégrité, accessibilité et conformité réglementaire. 

Un coffre-fort numérique certifié NF Z42-013 ou NF-203 est la solution recommandée. Cette obligation va de pair avec celle de la piste d’audit fiable (PAF), qui garantit le lien entre la facture, la livraison et le paiement.

-> Lire également notre guide complet sur l’archivage des documents et notre article sur la piste d’audit fiable.

11. Sécuriser les flux de données

Qui dit archivage dit aussi sécurisation des données. Le passage à la facturation électronique est l’occasion de donner un coup de fouet à votre cybersécurité, avec notamment : 

• l’authentification d’accès à votre PA (MFA systématique) 
• l’utilisation de solutions certifiées (ISO 27001),  
• un coffre-fort numérique sécurisé, 
• des formations à la cybersécurité pour vos équipes afin d’éviter tout risque de fraude ou de cyberattaque.

Transformez cette obligation en véritable opportunité

La facture électronique obligatoire n’est pas qu’une contrainte administrative supplémentaire : pour les TPE et PME, c’est un levier de modernisation comptable, une réduction tangible des délais de paiement et une occasion de fiabiliser la donnée client. Les structures qui anticipent gagneront sur les trois tableaux.

✅ Konica Minolta accompagne les TPE et PME dans cette transition avec KOMI Doc Essential, une solution de GED intégrant la Plateforme Agréée Open Bee, immatriculée définitivement par la DGFiP. Un seul environnement pour recevoir, émettre, archiver et piloter vos factures électroniques.

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