Posté le 10/01/2017
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Comment l’archivage à vocation probatoire donne une valeur légale aux documents ?

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Les entreprises conservent leurs documents pour trois raisons fondamentales : la production de preuves (en cas de litiges), les contrôles fiscaux et sociaux et la préservation de la mémoire de l’entreprise (dimension patrimoniale). L’archivage à vocation probatoire conserve les archives de manière pérenne et intègre en assurant que le document archivé corresponde bien à l’original et qu’il est accompagné de la preuve de son authenticité.

Respect des normes et de la réglementation en vigueur

Selon les activités en jeu, les entreprises doivent répondre à des exigences légales et réglementaires. L’un des objectifs de l’archivage est de garantir une conservation de l’information sur du court et moyen terme ou sur des durées courant sur plusieurs décennies.

« Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservé pendant certaines durées minimales (rien n’empêche l’entreprise de l’archiver plus longtemps). Ces délais de prescription (induits par les délais de reprise de l’administration, délais pendant lesquels elle peut mener des contrôles a posteriori) varient en fonction de la nature du document. »

La vocation probatoire de l’écrit numérique

L’article 1316-1 (Code civil) de la loi du 13 mars 2000 précise qu’un document électronique a la même valeur juridique qu’un document papier, à condition que son auteur soit dûment identifié et que le document soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir son intégrité.

Néanmoins, la réglementation ne fixe aucun critère précis relatif à l’archivage électronique et aux moyens à employer. La norme AFNOR Z 42-013 « Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes » est une réponse à ce vide juridique. En effet, celle-ci délivre un ensemble de spécifications concernant les mesures techniques et surtout organisationnelles nécessaires à l’enregistrement, au stockage et à la restitution de documents électroniques pour en assurer leur conservation et leur intégrité.

Intégrité des documents garantie

Le Coffre-Fort Electronique (CFE) permet d’assurer un archivage à vocation probante. Il est en mesure de sceller un document, de créer un journal de preuves, d’horodater ou encore de préserver la qualité d’une signature électronique. L’utilisation conjointe de fonctions de signature numérique, d’horodatage et de calcul d’empreinte (hachage) permet de garantir l’intégrité des documents, soit l’invariabilité, au bit près, d’un objet numérique dans le temps.

1. Signature électronique

Ce mécanisme permet d’authentifier l’auteur d’un document électronique, par analogie avec la signature manuscrite d’un document papier. La signature électronique a une vocation légale en France depuis la loi du 13/03/2000. Pour signer électroniquement un document le signataire utilise son certificat, qui constitue sa carte d’identité numérique (délivré par un organisme tiers de confiance, Chamber Sign (CCI) ou les principaux organismes bancaires).

2. Horodatage

Le document est horodaté afin de certifier la date de dépôt dans le CFE en faisant appel à un serveur de temps externe répondant au standard RFC3161.

3. Empreinte numérique

Un mécanisme utilisant un algorithme de hachage permet de calculer une empreinte numérique du document pour assurer que celui-ci n’a pas (ou ne sera pas) modifié lors de son archivage dans le CFE.

Dépôt des documents à vocation probatoire dans un Espace de Conservation Sécurisé

Prenons l’exemple du bulletin de salaire au format numérique qui, pour l’heure, peut être remis au salarié sous cette forme uniquement si l’employeur a préalablement reçu l’accord de ce dernier. Tout bulletin de salaire doit être archivé pendant au moins 5 ans et l’entreprise doit en garantir l’intégrité. Quel rôle peut ici avoir l‘Espace Sécurisé de Conservation (ESC) ?

L’employeur peut proposer, à ses frais, à chacun de ses salariés, la possibilité d’ouvrir un Espace Sécurisé de Conservation (ESC) permettant la conservation des bulletins de paie sur une durée définie par celui-ci. Il mettra alors à disposition du salarié un accès en ligne permanent et sans surcoût à son ESC, pendant toute la durée prévue dans l’accord, même s’il cesse d’être salarié de l’entreprise. Le bulletin de paie figurant dans l’ESC ne sera ainsi accessible que par le salarié ou sous son contrôle.schema-avp

Un ESC permet donc de conserver, sur plusieurs dizaines d’années, l’ensemble des documents d’entreprise. Archivées au sein de coffres-forts électroniques, les données sont protégées contre tout risque de perte, de falsification ou de destruction. En cas de besoin, tout document est disponible en permanence, conformément à la version déposée dans cet espace.

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