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Une gestion des processus documentaires encore loin d’être optimisée

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dématérialisation

Malgré un environnement réglementaire et technologique propice à la digitalisation des documents, la gestion des processus documentaires est encore loin d'être optimisée. Plus de 90% des décideurs jugent en effet devoir encore travailler sur ces aspects, d’après l’étude « Tendances Clés du marché de la gestion des processus documentaires » réalisée par le cabinet d’analyses Markess, dans le cadre de la 12ème Edition de Solutions Demat'Expo et des Salons Solutions (du 26 au 28 septembre prochains).

Dématérialisation : un marché qui vaut 6 Milliards d’euros

Le marché de la gestion des processus documentaires reste dynamique, boosté d’une part par un contexte juridique favorable et évolutif, et d’autre part, par des technologies matures et rassurantes. Avec un taux de croissance de 6%, il est estimé à 6 milliards en 2016 et atteindrait 6,8 milliards en 2018.

Le marché reste dominé par les services (BPO inclus) avec une part de 61 %, les licences occupant 22 % et les services cloud 17 %. Le cloud n’est utilisé que par le tiers des répondants, ce chiffre devant atteindre une moitié d’ici 2018.

La plupart des entreprises interrogées comptent mieux automatiser les processus documentaires sur l’ensemble de la chaîne de traitement, de l’horodatage et de la numérisation à la destruction à l’échéance. Mais, selon les étapes, le besoin est plus ou moins fort. La numérisation des documents papier, l’identification sûre, l’intégration des données au SI (après extraction), l’activation de workflows et l’archivage sont les étapes qui sont évoquées comme devant être mieux automatisées.

Les 5 grandes tendances du marché de la gestion des processus documentaires

Une centaine d’entretiens ont été conduits au cours des 18 derniers mois auprès de décideurs métiers et informatiques au sein d’entreprises et organisations publiques, ainsi que de prestataires du marché.  De ces entretiens, 5 tendances, plus ou moins prononcées, devraient dessiner le marché des solutions associées à ces projets d’ici fin 2018 :

1. La dimension métier

Les décideurs métiers ont de nouvelles attentes en termes de fonctionnalités leur permettant de gérer des contenus ou des documents (factures, documents RH, documents client…), qu’elles soient intégrées à leur solution métier ou en stand-alone. Ces solutions doivent aussi leur permettent de relever des challenges business en particulier grâce à l’automatisation des processus métiers.

2. La dimension sécuritaire des documents et processus associés

Celle-ci est cruciale dans un contexte légal et réglementaire à la fois favorable et contraignant (eIDAS, RGPD – Règlement Général de Protection des Données). C’est sans compter sur la nécessaire prise en compte de risques de plus en plus courants du fait de la démocratisation des outils numériques (cf. fraude documentaire, usurpation d’identité…).

3. La dimension mobile

Elle permet notamment de répondre aux enjeux d’instantanéité et de temps réel et d’ouvrir la gestion des processus documentaires au « front office » ou même aux tiers impliqués dans les dossiers associés.

4. La dimension analytique

La dimension analytique se précise de plus en plus dans les besoins exprimés par les décideurs interviewés, tant à des fins de gestion de la performance des processus que de valorisation des données présentes dans les documents, et même de contrôle de données (qualité, fraude…).

5. La dimension "cloud"

Elle offre aux directions métiers la possibilité de gagner en agilité et en autonomie tout en s’affranchissant de contraintes techniques.

La transformation digitale conduite par les entreprises et administrations va donc bien au-delà du simple passage du format papier au numérique. Aussi, le marché des solutions de gestion des documents et des processus ​métiers ​ne doit pas se limiter à la seule gestion du document mais proposer des offres intégrant cette vision business afin de satisfaire aux besoins exprimés par les métiers.

Retrouvez les solutions de gestion des processus documentaire sur le stand A08 & B07 de Konica Minolta aux Salons Solutions. Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter.

Sources utilisées :

Solutions numériques – 5 grandes tendances du marché de la gestion des processus documentaires (10/07/2017)

Cio-online.com – Le marché de la dématérialisation reste dynamique (07/07/2017)

Informatiquenews.fr – Gestion documentaire recherche optimisation (07/07/2017)

 

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