Posté le 05/04/2017
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Comment conserver les bulletins de paie électronique ?

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conservation bulletins de paie électronique

L’e-bulletin de paie concerne toutes les entreprises et leurs salariés. Sous des allures d’apparentes simplicité, l’employeur se devra néanmoins de respecter un certain nombre d’obligations et de réglementations légales pour garantir disponibilité, intégrité, confidentialité et accessibilité du bulletin de paie électronique. Côté salariés, des questions demeurent quant à sa conservation : Où seront stockés mes bulletins de paie dématérialisés ? Pourrais-je y accéder facilement ? Pendant combien de temps ? Leur accès sera-t-il bien sécurisé ? Des interrogations auxquelles peuvent facilement répondre les entreprises avec la mise en place d’un Espace Sécurisé de Conservation (ESC) pour chacun de leurs salariés.

L’Espace Sécurisé de Conservation (ESC) : un espace personnel protégé

Le bulletin de paie numérique a la même valeur juridique qu’un bulletin de paie papier. Celui-ci doit être conservé par les employeurs au minimum 5 ans dans un Espace Sécurisé de Conservation (ESC), communément dénommé Coffre-Fort Electronique (CFE). Le salarié doit pouvoir y accéder gratuitement et librement.

Le ESC est donc au centre du passage à la dématérialisation et de son acceptation par le salarié, car il permet de conserver les bulletins de paie au format électronique, de manière durable dans le temps en assurant la traçabilité et en fournissant des mécanismes de contrôle d’intégrité de ces derniers.

Voici les principales caractéristiques d’un ESC auxquelles devra tout particulièrement être attentif l’employeur :

  • Assurer la confidentialité des données des utilisateurs
  • Garantir la non-exploitation des données des utilisateurs sans accord préalable du gestionnaire de l’ESC
  • Sécuriser et protéger l’accès aux ESC
  • Héberger les ESC sur le territoire Français
  • Garantir la conservation et la non-altération des données archivés
  • Garantir la libre restitution des documents archivés
  • Supprimer un ESC et son contenu sur demande du gestionnaire

Une conservation conforme à la norme NF Z42-020

La Norme NF Z42-020 (AFNOR), 2009 « Spécifications fonctionnelles d’un composant Coffre-Fort Numérique destiné à la conservation d’informations numériques dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité dans le temps » a pour but de définir les fonctions minimales que doit posséder un Composant Coffre-Fort Numérique (CCFN) destiné à la conservation d‘Objets Numériques (ON) dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité dans le temps.

L’ESC intègre l’ensemble de ces fonctions et notamment des mécanismes de signature électronique, d’horodatage et de scellement numérique. Ceci lui garantit une conformité avec la norme NF Z42-020. Dans ce cadre, on appelle également l’ESC « Coffre-Fort Electronique » eu égard au label décerné par la FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance).

Une solution labellisée par la FNTC

Le Label « Coffre-Fort Electronique » garantit que la solution a été développée selon un référentiel (cahier des charges) strict et validée après la conduite d’un audit de la solution, réalisé par un expert certifié. Seules 5 sociétés disposent à ce jour de ce label.

L’Espace Sécurisé de Conservation Open Bee proposé par Konica Minolta, a été développé en s’appuyant sur la norme NF Z42-020 et dans un strict respect du référentiel Coffre-Fort Electronique de la FNTC, organisme national fédérateur de l’archivage à vocation probatoire. A ce titre, la solution permet une conservation des documents dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité.

Parmi ses points forts, on peut noter que :

  • Aucune limitation en termes de nombre de documents archivés n’est opérée.
  • Plusieurs ESC peuvent être créés dans la limite du nombre d’utilisateurs disponibles (standards et externes).
  • L’étendue de la gamme de solutions annexes permet de verser tout type de document dans l’ESC, quelle que soit son origine (papier, bureautique, MS Office, application métier, …).
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