Comment conserver les bulletins de paie électronique ?

Le bulletin de paie électronique concerne toutes les entreprises et leurs salariés. Sous des allures d’apparente simplicité, l’employeur se devra néanmoins de respecter un certain nombre d’obligations et de réglementations légales pour en garantir la disponibilité, l'intégrité, la confidentialité et l'accessibilité.

conservation bulletins de paie électronique

L’Espace Sécurisé de Conservation (ESC) : un espace personnel protégé

Côté salariés, des questions demeurent quant à sa conservation : Où seront stockés mes bulletins de paie dématérialisés ?
Pourrais-je y accéder facilement ? Pendant combien de temps ? Leur accès sera-t-il bien sécurisé ? Des interrogations auxquelles peuvent facilement répondre les entreprises avec la mise en place d’un Espace Sécurisé de Conservation (ESC) pour chacun de leurs salariés.

Le bulletin de paie numérique a la même valeur juridique qu’un bulletin de paie papier. L’employeur doit choisir les modalités dans lesquelles il garantit la disponibilité des bulletins de paie électroniques dans un Coffre-Fort Electronique : soit pendant 50 ans / soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans. Le salarié doit pouvoir y accéder gratuitement et librement.

L’ESC est donc au centre du passage à la dématérialisation et de son acceptation par le salarié, car il permet de conserver les bulletins de paie au format électronique, de manière durable dans le temps, en assurant la traçabilité et en fournissant des mécanismes de contrôle d’intégrité de ces derniers

Voici les principales caractéristiques d’un ESC auxquelles l’employeur devra être tout particulièrement attentif :

  • Confidentialité des données des utilisateurs
  • Garantie de non exploitation des données des utilisateurs
  • Accès sécurisés et protégés
  • Hébergement des données sur le territoire français
  • Conservation et non-altération des données archivées
  • Garantie de la libre restitution des documents archivés
  • Suppression du contenu sur demande

Une conservation conforme à la norme NF Z42-020

La Norme NF Z42-020 (AFNOR), 2009 « Spécifications fonctionnelles d’un composant Coffre-Fort Numérique destiné à la conservation d’informations numériques dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité dans le temps » a pour but de définir les fonctions minimales que doit posséder un Composant Coffre-Fort Numérique (CCFN) destiné à la conservation d‘Objets Numériques (ON) dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité dans le temps.

L’ESC intègre l’ensemble de ces fonctions et notamment des mécanismes de signature électronique, d’horodatage et de scellement numérique. Ceci lui garantit une conformité avec la norme NF Z42-020. Dans ce cadre, on appelle également l’ESC « Coffre-Fort Electronique » eu égard au label décerné par la FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance).

Une solution labellisée par la FNTC

Le Label « Coffre-Fort Electronique » garantit que la solution a été développée selon un référentiel (cahier des charges) strict et validée après la conduite d’un audit de la solution, réalisé par un expert certifié. Seules 5 sociétés disposent à ce jour de ce label.

L’Espace Sécurisé de Conservation KOMI Doc proposé par Konica Minolta, bénéficie du label CFE délivré par la FNTC et de la certification NF Logiciel Composant Coffre-Fort Numérique délivrée par AFNOR Certification. Celle-ci atteste de la conformité du Coffre-fort électronique KOMI Doc avec les exigences issues de la norme AFNOR NF Z42-020. En d’autres termes, le module coffre-fort numérique KOMI Doc permet de garantir aux utilisateurs du service la pérennité, sécurité, confidentialité, disponibilité et intégrité des documents qui y sont déposés.

 

Parmi ses points forts, on peut noter que :

  • Aucune limitation en termes de nombre de documents archivés n’est opérée.
  • Plusieurs ESC peuvent être créés dans la limite du nombre d’utilisateurs disponibles (standards et externes).
  • L’étendue de la gamme de solutions annexes permet de verser tout type de document dans l’ESC, quelle que soit son origine (papier, bureautique, MS Office, application métier, …).
9 janvier 2019
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