Votre façon de travailler ne sera plus jamais la même !
Mise en conformité avec les nouvelles réglementations (RH, comptable, RGPD…), réduction des coûts, diminution des tâches répétitives, traçabilité & agilité… font partie de vos priorités !
L’évolution constante du cadre législatif, le manque de ressources et de temps nécessitent un accompagnement « sur mesure » pour atteindre ces objectifs !
Digitalisez vos processus métiers
Les entreprises doivent devenir plus souples, connectées, innovantes et capables de gérer, analyser et traiter l’information en temps réel. Dans ce contexte, la digitalisation des processus métiers (RH, comptable, administratif, vente, …) devient une priorité stratégique pour votre entreprise !
Découvrez l’offre de prestations et d’accompagnement « clé en mains » de digitalisation des processus métiers: depuis la simple capture de documents jusqu’au traitement avancé des processus internes et la gestion intelligente des échanges clients et fournisseurs.
Disponibles en version Cloud et/ou sur Site, nos prestations sont disponibles sous forme d’offres packagées adaptables à la taille et aux enjeux de votre organisation et s’appuie sur une offre logicielle 100% sécurisée.
A chaque usage sa solution
La solution :
- Échangez en tout sécurité en gérant les accès spécifiques de chaque interlocuteur interne ou externe.
- Publiez du contenu simplement en quelques clics et organisez vos dossiers comme vous le souhaitez.
- Collaborez simultanément sur vos documents et suivez les modifications en temps réel.
- Partagez les informations en mobilité en utilisant l’application tablette ou smartphone lors de vos déplacements.
Vos bénéfices :
- Garantissez la confidentialité de vos échanges d’informations
- Configurez simplement vos espaces privés pour collaborer en toute sérénité
- Renforcez votre agilité grâce à une plateforme accessible en toute mobilité
- Bénéficiez d’une expérience utilisateur ergonomique et intuitive
La solution :
- Retrouvez simplement et rapidement vos documents numérisés
- Naviguez dans l’arborescence MS Windows de dossiers automatiquement créés, pour rechercher un document donné.
- Utilisez le moteur de recherche intégré à votre système d’exploitation MS Windows et ses critères de recherche avancés pour retrouver un document en quelques secondes.
Vos bénéfices :
- Simplicité d’utilisation
- Prise en main rapide de l’outil
- Indexation simple et rapide classement et renommage automatique
La solution :
- Classez vos documents de manière logique et structurée.
- Renforcez la confidentialité d’accès à vos documents par la définition de droits et permissions par utilisateur et groupe de travail.
- Bénéficiez d’un moteur de recherche performant pour retrouver instantanément tous vos documents.
- Gérez simplement les versions de vos documents en vous assurant la publication de la dernière mise à jour validée.
- Assurez la synchronisation de vos fichiers entre vos postes informatiques, vos périphériques mobiles et la GED.
- Diffusez vos documents de travail à vos contacts internes et externes de manière simple et sécurisée.
- Accélérez la validation de documents par l’affectation de tâches via la fonction de Worflows.
- Conservez durablement vos documents, dans le respect du cadre légal et des normes en vigueur, au sein d’un Coffre-Fort Numérique certifié AFNOR.
Vos bénéfices :
- Dopez les fonctionnalités de votre imprimante multifonction et éliminez le papier
- Créez un cadre convivial pour dynamiser la créativité, l’innovation et la performance de vos collaborateurs
- Offrez un accès à toute l’information de l’entreprise depuis un smartphone ou une tablette
- Supprimez vos armoires papier au profit d’une conservation 100 % électronique
- Renforcez la sécurité de vos échanges et votre conformité RGPD
La solution :
- Déposez les bulletins de paie de vos salariés au format électronique dans leurs Espaces Sécurisés de Conservation individuels.
- Conservez une copie numérique pour assurer votre conformité avec les obligations légales en vigueur.
- Donnez la possibilité à vos collaborateurs de consulter leurs dossiers depuis tout poste informatique et via leur Compte Personnel d’Activité (CPA).
- Archivez de manière sécurisée les documents confidentiels et informations personnelles de vos salariés dans un composant Coffre-Fort Numérique certifié NF Logiciel (AFNOR).
- Facilitez le processus d’approbation de vos documents nécessitant une validation.
- Optimisez la gestion du flux d’informations par la mise en place de formulaires électroniques : demandes de congés, notes de frais, feuilles de temps, comptes-rendus d’entretiens individuels ou d’évaluation.
- Bénéficiez de rappels automatiques pour les documents nécessitant une reconduction (période d’essai, …).
- Échangez aisément vos documents de travail avec vos partenaires : conseillers, avocats, experts-comptables…
Vos bénéfices :
- Éliminez les pertes de temps liés à l’impression, distribution et archivage des bulletins de paie
- Réduisez de 70% le coût de gestion de vos fiches de paie
- Solution certifiée NF Logiciel Composant Coffre-Fort Numérique d’AFNOR (norme NF Z42-020)
- Renforcez la confidentialité de vos documents RH en gérant les accès par niveau de permissions
- Engagez votre entreprise dans une démarche écologique en limitant les impressions papier
La solution :
- Procédez à la capture de vos données quel que soit le format des factures reçues (papier ou email).
- Bénéficiez de technologies de reconnaissance de données avancées pour capturer automatiquement les informations des factures (en tête, pied de pages, lignes articles).
- Contrôlez la justesse des données capturées à l’aide d’une console de vidéo-codage multi-utilisateurs, multi-dossiers comptables.
- Automatisez le déclenchement d’un workflow de validation auprès des services/ collaborateurs concernés pour obtenir rapidement le bon à payer.
- Intégrez dynamiquement vos écritures comptables dans votre progiciel (Sage, Cegid, EBP, …).
- Consolidez votre Piste d’Audit Fiable par la mise en place de contrôles assurant la chronologie et la vocation probatoire des documents liés à l’acte d’achat (du bon de
commande à la preuve de paiement).
Vos bénéfices :
- Divisez par 5 le délai de traitement d’une facture
- Réduisez jusquà 60% le coût de gestion de vos factures
- Améliorez la relation avec vos fournisseurs et bénéficiez de remises pour paiement anticipé
- Gagnez du temps pour dédier vos collaborateurs à des tâches à plus grande valeur ajoutée
- Simplifiez la validation du bon à payer en associant dynamiquement l’ensemble des documents de la transaction commerciale (bons de commande et de livraison signés) à chaque facture
La solution :
- Transmettez les factures à destination de vos clients directement depuis votre progiciel de gestion commerciale (Sage, Cegid, EBP, Divalto, SAP, …).
- Centralisez et échangez vos documents dans un portail cloud sécurisé et personnalisé à la charte de votre société.
- Automatisez la distribution des factures à vos clients du secteur public grâce au connecteur Portail Chorus Pro.
Assurez votre conformité à la législation française en vigueur par la mise en place d’une signature électronique, d’un horodatage et d’une conservation de vos pièces au sein d’un composant Coffre-Fort Numérique certifié NF Logiciel (AFNOR).Consolidez votre Piste d’Audit Fiable par la mise en place de contrôles assurant la chronologie et la vocation probatoire des documents liés à l’acte de vente (du bon de commande à la preuve de paiement).
Vos bénéfices :
- Éliminez les pertes de temps liées à l’impression, distribution et archivage de vos factures de vente
- Réduisez de 70% le coût de gestion de vos factures clients
- Générez des relances automatiques à vos clients n’ayant pas encore réglé leurs factures
- Solution certifiée NF Logiciel Composant Coffre-Fort Numérique d’AFNOR (norme NF Z42-020)
La solution :
Le module de signature électronique de la plateforme DIGI Pack propose 2 niveaux de signature pour s’adapter aux différents usages de chaque organisation et service, et satisfaire les besoins d’identification plus ou moins élevés :
Les signatures électroniques DIGI pack contiennent un horodatage qualifié (eidas et rgs). Le module permet également de fournir, à la demande, un fichier de preuves.
Vos bénéfices :
- Contractualisation à distance possible.
- Gains de temps : Productivité accrue grâce à la dématérialisation des procédures.
- Réduction significative des coûts : plus de frais d’impression, d’archivage et d’acheminement
- Simplicité de l’expérience utilisateur.
- Conformité réglementaire.
- Sécurité renforcée de chaque document
Bénéficiez de la nouvelle option d’édition des tableaux de bords !
Désormais, la nouvelle option d’édition des tableaux de bords* est incluse dans la dernière mise à jour (version 6.11.2). Cette option vous permettra de créer simplement des graphiques et rapports afin d’analyser et identifier les tendances d’usage dans les processus métiers (gestion de l’information, accessibilité des documents, validation de workflows, etc.). Vous obtiendrez ainsi une vision globale de l’utilisation de la solution par vos collaborateurs.
*Disponible uniquement dans le cadre des solutions Gestion de contenus, Dématérialisation RH, Dématérialisation Fournisseurs, Dématérialisation Clients et Extranet.
Une offre de prestations intégrée
La maintenance logicielle et le support viennent compléter l’offre tout comme l’ensemble des prestations de services pour une mise en œuvre réussie :
LA PRESTATION DE SERVICES DIGI PACK SE DÉCOMPOSE EN 3 PHASES
1- Spécifications fonctionnelles :
Etape d’étude permettant de produire les spécifications fonctionnelles et techniques du projet.
2- Installation de la solution :
Etape pendant laquelle le Consultant Konica Minolta installera et paramétrera la solution pour la gestion des documents.
3- Recette technique, fonctionnelle, formation et mise en production :
Etape pendant laquelle le
Consultant de Konica Minolta valide avec le client que la solution fonctionne telle que définie dans le cahier des spécifications.
Gestion de Projet :
Le suivi et l’avancement du projet sont assurés par un Chef de Projet Konica Minolta qui doit s’assurer du bon déroulement du projet, la mise en place d’une solution répondant aux besoins client, le travail transverse de toutes parties prenantes et la communication entre l’équipe Delivery, le commercial et le client.
POUR ALLER PLUS LOIN...
Découvrez nos autres publications sur la digitalisation des vos processus métiers (RH, comptable, administratif, vente, …)
Gestion documentaire
Articles
5 indices pour reconnaître un bon logiciel de gestion RH
La dématérialisation des bulletins de paie est encore loin d’avoir conquise toutes les entreprises. Seul 1 salarié français sur 5 reçoit chaque mois son bulletin de paie par voie électronique. Généralisée dans les grandes entreprises, elle peine à séduire les TPE et les PME qui privilégient encore largement le format papier.
Gestion documentaire
Articles
La digitalisation des processus métiers reste un enjeu clé pour les entreprises
La digitalisation des processus métiers est au coeur de la transformation numérique des entreprises. Les PME qui se numérisent ont 2,2 fois plus de chance de connaître une hausse de leur chiffre d’affaires.
Pilotage de l’entreprise
Articles
Les 3 étapes de la préparation d’un projet de digitalisation RH
Digitaliser les processus RH induit une transformation forte dans la relation des collaborateurs à l’entreprise et donc concerne leur engagement.
La préparation du projet consiste à évaluer la maturité de la communauté et à réunir une équipe d’accompagnement expérimentée.
Gestion documentaire
Articles
Tout savoir sur le coffre-fort électronique
Dans un contexte de réglementation en pleine évolution notamment avec les lois de simplification dans le domaine social et fiscal, le coffre-fort électronique permet de garantir la pérennité, l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données.
Gestion documentaire
Articles
Infographie : Les atouts de la dématérialisation des factures fournisseurs
Réception, acheminement et validation, saisie comptable, … toutes les étapes du traitement de vos factures sont sources de coûts pour votre entreprise.
Connaissez-vous tous les coûts de la gestion des factures fournisseurs dans votre organisation ?
Gestion documentaire
Articles
Combien de temps perdez-vous à chercher un document ?
Si le temps passé à rechercher un document dépasse un certain seuil il est considéré comme perdu. Aux ressources dépensées pour le retrouver s'ajoutent les coûts et les risques attachés à la perte de documents sensibles ou stratégiques. Avez-vous mesuré l'impact de la non-gestion de l'information dans votre organisation ?
Gestion documentaire
Articles
Qu’appelle-t-on une copie numérique fiable ?
La copie numérique fiable est la reproduction numérisée d’un document dont la conformité juridique est reconnue selon les conditions du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016. Concrètement, les entreprises peuvent numériser des « documents à valeur probante » et n'ont plus besoin de conserver les originaux papier.
Gestion documentaire
Articles
Qu’est-ce que la piste d’audit ?
La piste d’audit consiste pour l’émetteur de la facture à pouvoir justifier et retracer comptablement chaque étape, de la commande à la facturation, et inversement. Les entreprises bénéficient d’une nouvelle opportunité : celle d’adopter la facture électronique non signée sous réserve de l’existence d’une Piste d’Audit Fiable.
Gestion documentaire
Articles
5 clés pour réduire les coûts de la gestion d’information
Quelques idées simples et utiles avant de mettre en place une gestion de contenu structurée dans votre entreprise, et réduire les risques et les coûts associés à la circulation, la recherche et l'archivage des informations dans votre organisation.
Gestion documentaire
Articles
Comment conserver les bulletins de paie électronique ?
Sous des allures d’apparentes simplicité, l’employeur se devra néanmoins de respecter un certain nombre d’obligations et de réglementations légales pour garantir disponibilité, intégrité, confidentialité et accessibilité du bulletin de paie électronique
Gestion documentaire
Articles
Facture électronique : rien ne sert d’attendre, il faut anticiper !
La facture électronique a été rendue obligatoire par l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 sept. 2021, relative à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée. La mise en œuvre de cette obligation sera échelonnée dans le temps entre 2024 et 2026.
Gestion documentaire
Articles
Comment améliorer sa démarche qualité grâce au digital ?
Vous vous êtes déjà rendu compte qu’une réglementation que vous pensiez être suivi dans votre entreprise ne l’était pas ? Découvrez dans notre article comment le digital peut contourner une multitude de difficultés que vous rencontrez au quotidien pour améliorer votre démarche qualité !
Gestion documentaire
Articles
La Transformation Digitale, c’est avant tout une Stratégie
La transformation digitale n’est ni un concept, ni une solution sans une stratégie adaptée à toutes les parties de la chaîne de valeur de l’entreprise. La Stratégie est l’élément déclencheur pour se transformer avec efficacité et voir les effets sur les collaborateurs, les clients, les fournisseurs et les partenaires de l’entreprise.
Gestion documentaire
Articles
Pourquoi faut-il donner du sens à la transformation digitale ?
Se transformer doit également comporter un sens : « quoi » (faire), « comment » (le faire), « pour quand » (le faire). Savoir où l’on veut aller, aucune technologie ne peut le dire à votre place. Si la transformation digitale n’est pas attisée par la direction de l’entreprise, comment peut-elle être légitime ?
Gestion documentaire
Articles
Konica Minolta, une vraie force IT au service de la transformation digitale
En tant que partenaire sur la technologie digitale, notre ligne directrice est d’aller au-delà du besoin déjà identifié chez le client. En effet, c’est en collaborant avec ce dernier pour l’aider à être plus performant que nous l’accompagnons dans la mise en place des outils lui permettant d’atteindre ses objectifs métiers et business.
Pilotage de l’entreprise
Articles
Digitalisation RH : quel accompagnement du changement ?
La réussite d’une démarche de digitalisation RH au sein d’une entreprise repose sur deux facteurs :
- L’adéquation de la solution mise en œuvre par rapport aux besoins de l’organisation
- L’expertise et l’engagement de l’équipe constituée pour conduire le déploiement
Pilotage de l’entreprise
Articles
Co-construire la digitalisation RH avec les utilisateurs
Savez-vous pourquoi plus de 60 % des DRH déclarent associer étroitement les managers aux réflexions autour de l’expérience collaborateurs1 ? Parce qu’ils considèrent que co-construire leur stratégie d’optimisation RH avec les encadrants est la meilleure manière d’obtenir l’adhésion de l’ensemble des acteurs.
Pilotage de l’entreprise
Articles
Dématérialisation RH : quels retours d’expérience ?
Daniel Lemaire, Ingénieur Commercial, et Chris Blanchart, consultant avant-vente, sont en première ligne dans l’accompagnement des clients tout au long de leur parcours de sélection de leur partenaire intégrateur. Ils partagent les attentes, les points de vigilance et les motifs de satisfaction de leurs interlocuteurs autour des...
Infrastructure informatique
Articles
Tendance Digital Workplace n° 4 : L’automatisation robotisée des processus (RPA) et la prise de décision axée sur les données sont en plein essor
Le RPA peut jouer un rôle crucial dans la Digital Workplace, notamment en automatisant un volume important de travaux manuels de saisie informatique. Libérer des tâches répétitives par les robots, les collaborateurs peuvent ainsi consacrer plus de temps à l’analyse des données pour prendre des décisions.