Le cloud a révolutionné la manière dont nous consultons, modifions, partageons et stockons les documents. Ces derniers mois, le télétravail de masse a démocratisé le recours au cloud pour rendre accessibles les documents partout tout le temps. Cette recherche de mobilité développe l’usage des solutions de dématérialisation en mode SaaS.

Les métiers du chiffre et du droit sont tenus de garantir la confidentialité des documents papier et numérique qui transitent tous les jours au sein de leurs études. Quelles bonnes pratiques peuvent-ils mettre en œuvre en matière de sécurisation des numérisations ?

La dématérialisation des factures est synonyme de nombreux bénéfices : réduction des coûts, diminution des délais de traitement, réduction des litiges, meilleure sécurisation des traitements, amélioration globale de la relation fournisseurs/clients…

Une seule note de frais requiert en moyenne 30 jours de traitement. Pourquoi ? Ce n’est pas une mais plusieurs personnes qui sont impliquées dans sa gestion, au final tout le monde perd du temps lors de son traitement.

20 minutes et 53 euros, tel était le temps passé et le coût du traitement d'une note de frais, selon une étude de HRS et de la Fondation GBTA. Synonyme de perte de temps et de baisse de productivité, la note de frais est souvent vécue comme un casse-tête à la fois pour les salariés et la comptabilité.

La conservation des justificatifs de notes de frais s’est mise au zéro papier. L’arrêté du 23 mai 2019, pris dans le cadre du code de la Sécurité sociale, lève le dernier verrou à la numérisation des justificatifs. DIGI Pack Notes de frais de Konica Minolta est l’une des solutions de dématérialisation des notes de frais compatible.

Sous des allures d’apparentes simplicité, l’employeur se devra néanmoins de respecter un certain nombre d’obligations et de réglementations légales pour garantir disponibilité, intégrité, confidentialité et accessibilité du bulletin de paie électronique

La rationalisation peut passer par une solution d'Enterprise Content Management (ECM) pour automatiser les processus documentaires qui vous ralentissent et qui vous coûtent à la fois du temps et de l’argent. Zoom sur les 7 atouts d’une solution d’ECM.

La dématérialisation des bulletins de paie est encore loin d’avoir conquise toutes les entreprises. Seul 1 salarié français sur 5 reçoit chaque mois son bulletin de paie par voie électronique. Généralisée dans les grandes entreprises, elle peine à séduire les TPE et les PME qui privilégient encore largement le format papier.

Quelques idées simples et utiles avant de mettre en place une gestion de contenu structurée dans votre entreprise, et réduire les risques et les coûts associés à la circulation, la recherche et l'archivage des informations dans votre organisation.

La digitalisation des processus métiers est au coeur de la transformation numérique des entreprises. Les PME qui se numérisent ont 2,2 fois plus de chance de connaître une hausse de leur chiffre d’affaires.

Gain de temps pour les collaborateurs et réduction des coûts de traitement sont les deux principales raisons qui poussent aujourd’hui les entreprises à s’intéresser à une gestion automatisée des frais de déplacements.

Une mauvaise gestion des notes de frais peut vite devenir un gouffre financier… alors pour inverser la tendance, il faut en moderniser la gestion. Nous avons défini les caractéristiques de ce que nous appelons une gestion « moderne » des notes de frais, capable de générer gains de temps et économies.

Gérer le remboursement de notes de frais uniquement sur support papier est encore une réalité dans de nombreuses entreprises. Pourquoi la dématérialisation des notes de frais serait-elle la bonne attitude à adopter ? Retour sur les principaux avantages de la note de frais dématérialisée.

La gestion des notes de frais est souvent associée à des coûts cachés : temps passé par les collaborateurs à cette tâche, perte de productivité, cas de fraude réguliers. Bref, une mauvaise gestion des notes de frais coûte en règle générale environ 300 € par mois et par salarié.

L’obligation du bulletin simplifié est entrée en vigueur le 1er janvier 2017 pour les employeurs de 300 salariés et plus, et le 1er janvier 2018 pour les autres employeurs. Rassurez vos salariés : c’est la présentation qui change, pas le salaire. Pour savoir leur expliquer le bulletin de paie simplifié, reportez-vous aux 6 points suivants

Points clés et bonnes pratiques du déploiement d’une solution de gestion de flux d’information performante.
• Les règles de nommage
• Plan de classement du document
• Les droits d’accès et l’habilitation
• Les contraintes réglementaires
• Processus de gestion interne, processus de validation

Les déplacements professionnels constituent le troisième poste de dépenses hors production des entreprises. Le cabinet d'analystes IDC a identifié plusieurs stades de maturité dans la gestion des déplacements et des frais professionnels.

Votre parc d’impression doit être en mesure d’optimiser l’efficacité opérationnelle de vos collaborateurs. A partir des systèmes d’impression mis à leur disposition, ils doivent pouvoir classer, archiver, et partager leurs documents de travail en une seule opération, ce que permet bien la connectivité des multifonctions.

Avis d’expert de Christophe Laurence, Directeur des Opérations de la société Open Bee.

Imprimer, mettre sous pli, distribuer et archiver les bulletins de paie, des tâches chronophages que le service RH peut éliminer avec la dématérialisation. Aussi lier aux bulletins d’autres documents RH est d’autant plus intéressant en termes de ROI ; surtout quand le Coffre-Fort Numérique est associé à la signature électronique.

L’article 16 de la loi n° 2016-1918 du 29 décembre 2016 de finances rectificative pour 2016 annonçait aux entreprises la possibilité de conserver leurs factures au format numérique. Aujourd’hui, grâce à l’arrêté du 22 Mars 2017, elles peuvent désormais connaître les modalités de numérisation des factures papiers.

Si renouveler un parc d’impression s’inscrit bien souvent dans une démarche d’optimisation des coûts, les directions achats doivent aussi prendre en compte les différents besoins des collaborateurs - une première étape incontournable avant tout renouvellement du parc d’impression.

Depuis le 1er janvier 2019, les PME (10 à 250 salariés) ont l’obligation de transmettre toutes factures à destination d’une entité publique au format électronique via le Portail Chorus Pro. La facture électronique est ici un outil de simplification des rapports entre clients et fournisseurs.

Conformément au I'arrêté du 22 mars 2017 et en application de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales (LPF), les factures au format papier peuvent désormais être numérisées dès l’envoi ou la réception de ces dernières et conservées, sous forme dématérialisée, jusqu’à la fin de la période de conservation fiscale (six ans).

Le décret n°2016-1752 du 16 décembre 2016, relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et pris en application de la loi El Khomri, précise les modalités qui permettent à un employeur de remettre à ses salariés des bulletins de paie au format électronique.

La transformation numérique des entreprises est en cours. Celles qui ne suivront pas cette tendance risquent de disparaître.