Posté le 03/05/2017
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Un Coffre-Fort Numérique, pour quoi faire ?

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Coffre-Fort Numérique Konica Minolta

Utilisé depuis des décennies, le coffre-fort joue un rôle clé dans la conservation sécurisée d’objets et de documents sensibles ou jugés importants. L’arrivée du numérique, la dématérialisation et désormais la transformation digitale ont profondément fait évoluer son utilisation. Mais même après plus de 15 ans d’existence, les usages du Coffre-Fort Numérique (CFN) restent méconnus d’une organisation sur trois*. Retour sur ses trois fonctions essentielles.

1. Un espace sécurisé en ligne

Les banques, les assurances, les opérateurs d’énergie ont été précurseurs dans la mise à disposition d’un espace sécurisé pour stocker en ligne des documents officiels : factures, bulletins de salaires, relevés bancaires, diplômes, garanties et actes de propriété, comptes rendus et examens médicaux… L’espace sécurisé permet avant tout de se prémunir des risques de perte, de vol ou de destruction (causée par un incendie ou à un catastrophe naturelle) à son domicile. En effet, cet espace virtuel de stockage et de conservation réputé inviolable permet de restituer ce qui y a été déposé sans altération. Il doit garantir l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données stockées grâce à la mise en œuvre de mesures de sécurité appropriées.

Le contenu du CFN est sous le contrôle de l’utilisateur. Celui-ci est chargé de numériser et de mettre en ligne ses documents. Seul l’utilisateur et les personnes désignées par lui peuvent visualiser et manipuler les données.

Autre avantage, cet espace est accessible en tout lieu et à tout moment, à partir d’un ordinateur ou d’un appareil mobile connecté à Internet. Il permet à l’utilisateur de visualiser ses documents, de les télécharger, de les partager ou de les imprimer.

2. Une solution d’archivage à long terme des documents

Le Coffre-Fort Numérique permet d’archiver des fichiers et des données numériques de façon sécurisée. Ceci étant, un CFN ne s’oppose pas au Système d’Archivage Electronique (SAE), au contraire, il s’inscrit naturellement comme une brique intégrée au SAE. Il est d’ailleurs plus commun de parler de Composant Coffre-Fort Electronique (CCFN), terme utilisé dans la norme NF Z 42-020.

Cette approche permet de centraliser en un système unique l’ensemble des problématiques d’archivage rencontrées (papier, électronique, valeur probatoire, archivage de masse…). L’entreprise dispose alors d’une solution sécurisée permettant d’appliquer aisément la politique d’archivage en vigueur.

En tant qu’élément complémentaire au SAE, le CCFN (conformément à la norme en vigueur NF Z42-013) contrôle les accès et assure la traçabilité et l’authenticité d’une archive, prérequis indispensables pour qu’un document électronique soit accepté comme élément de preuve en justice. Il permet notamment d’identifier quand un document a été déposé dans les archives et par qui. Un Coffre-Fort Numérique fournit donc une traçabilité des actions effectuées sur les archives et les conserve de manière pérenne.

Il peut tout aussi bien être connecté à d’autres dispositifs technologiques qu’il s’agisse de PGI/ERP (progiciel de gestion intégré), de CRM (Customer Relationship Management), de SIRH (Système d’Information Ressources Humaines) ou encore d’ECM (Enterprise Content Management).

3. Un outil permettant d’offrir un service à valeur ajoutée

Le Coffre-Fort Numérique est un outil s’inscrivant dans l’amélioration de la relation entreprise-employé (avec le bulletin de salaire comme première application), dans la fidélisation des clients (mise à disposition des factures, contrats, devis) ou encore dans l’optimisation de la relation fournisseur (bons de commande, bons de livraison, etc.). Vous pouvez avec le CFN offrir un service à valeur ajoutée à vos collaborateurs, vos clients ou à vos partenaires.

Le CFN offre un gain de temps dans la transmission et la gestion des documents, permet de faire adhérer les clients/collaborateurs à la dématérialisation et enfin d’économiser sur les coûts d’impression, d’affranchissement et de stockage. Il constitue ainsi le socle de départ indispensable pour les nouveaux usages de la dématérialisation (transmission de devis, signature de contrat en ligne, etc.).

Vous pouvez par exemple développer une relation privilégiée avec vos clients en mettant à leur disposition un espace sécurisé dans lequel ils peuvent accéder à tout moment à leurs factures ou contrats, qu’ils n’ont ainsi plus besoin de classer. Vous éliminez ainsi toute perte de temps quant à leur gestion en supprimant leur impression et leur classement au format papier.

Vous pouvez également mieux organiser les échanges avec vos partenaires (clients, banques, expert-comptable, avocat, etc.) en assurant : la traçabilité des échanges avec les tiers et la confidentialité des documents issus des tiers.

Le CFN peut aussi prévoir de fournir des services de confiance au sens du règlement européen eIDAS comme la signature électronique, le cachet électronique, l’horodatage électronique, l’envoi recommandé électronique ou … la gestion du document électronique.

Un projet à moyen terme ? Konica Minolta vous accompagne dans la mise en œuvre d’un Coffre-Fort Numérique que ce soit : pour la mise en place d’un système d’archivage à vocation probatoire, pour préserver la confidentialité de vos documents, pour mettre à disposition de vos salariés leurs bulletins de paie dans le cadre de la loi Travail ou bien tout simplement pour optimiser votre Relation Client.

* Source : SerdaLAB, enquête menée en janvier auprès de 170 décideurs français

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