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Avocat, comment améliorer le traitement des documents juridiques ?

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Comment améliorer le traitement des documents juridiques ?

Au cours des dix dernières années, les méthodes de travail et le traitement des procédures ont été profondément transformés. L’ère digitale a modifié la profession juridique en profondeur : évolutions des modes d’information (emails, Internet, terminaux mobiles, etc.), de communication (RPVA, dématérialisation des procédures avec l’acte d’avocat électronique, etc.) et plus largement augmentation des exigences des clients en termes de délai et de qualité de la prestation réalisée.

Les cabinets d’avocats génèrent jusqu’à 60 % de documents en plus par rapport aux sociétés de taille comparable dans d’autres secteurs et quasiment tous les cabinets d’avocats conservent des dossiers papier de l’ensemble du travail administratif afférant à une affaire. Les cabinets d’avocats et les tribunaux étant confrontés à un volume de travail sans cesse croissant, une gestion efficace des documents, des communications sécurisées et le respect de la conformité revêtent une importance primordiale.

Konica Minolta accompagne les avocats pour tirer profit des technologies de traitement du document  afin d’améliorer leurs conditions de travail : supprimer ou réduire les manipulations de dossiers, faciliter l’accès au dossier en permettant une consultation simultanée par les utilisateurs, récupérer tout ou partie d’un texte, renforcer la sécurité de la gestion physique des dossiers, permettre le téléchargement et le classement des pièces et enfin réaliser l’archivage centralisé du dossier dès sa création.

Gérer au quotidien l’ensemble des documents papier et numérique qui transitent tous les jours au sein de votre cabinet

  • Numérisez simplement et rapidement vos documents papier depuis le multifonction (recto-verso en un seul passage et ce jusqu’à 160 opm) avec la possibilité de réduire leur taille (PDF Compact), effacer les en-têtes, supprimer les trous de perforation et les pages blanches et de les protéger contre toutes falsifications (PDF/A).
  • Traitez vos documents : récupérez le contenu de ces derniers après les avoir océrisé et convertit au format adéquat dont celui requis par le RPVA. Constituez un seul document en assemblant plusieurs documents aux formats différents (Word, PPT, Excel etc.), Suivez les modifications effectuées sur un document par vos collaborateurs ou confrères.
  • Optimisez leur classement (réalisable également à partir de votre système d’impression) dans votre logiciel métier (ex : Secib, Wolters Kluwer), votre serveur, votre PC, votre GED ou votre plateforme Internet sécurisée pour les retrouver plus facilement. Vos documents sont indexés, renommés et classés directement dans votre dossier client, plus besoin de passer du temps à élaborer des règles et des plans de classement fastidieux.
  • Sécurisez leur partage : donnez accès à vos clients, confrères et collaborateurs aux documents/dossiers les concernant (via une plateforme Web sécurisée) et suivez leur modification.
  • Diffusez vos documents conformément aux prérequis des institutions : envoyez des documents cryptés, rajoutez automatiquement sur chaque page le tampon de votre cabinet, etc.
  • Imprimez les en respectant la confidentialité des données : libérez vos impressions à l’aide d’un badge, d’un mot de passe ou par identification biométrique des veines du doigt quand vous êtes devant votre système d’impression.
  • Accédez à vos documents en situation de mobilité et lancez leur impression à partir d’un smartphone ou d’une tablette fonctionnant sous Androïd ou iOS.

Les solutions de dématérialisation de Konica Minolta permettent ainsi aux avocats de répondre à l’évolution des usages au sein de leur métier.

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