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Notaires, optimisez la gestion de vos flux documentaires ?

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notaire dématérialisation

En 2014, près d’un million d’actes authentiques dématérialisés ont été réalisés dans 2585 offices (contre 300 000 dans 1655 offices en 2013).
Or, comment optimiser la centralisation des documents, provenant de sources diverses, qui viennent constituer vos actes authentiques dématérialisés, tout en répondant à vos priorités en matière de sécurité et d’authenticité ?

Des enjeux liés aux documents

En tant que notaire, votre métier requiert un niveau d’exigence élevé. Vous avez de nombreux documents à récupérer auprès de vos clients (titre de propriété, livret de famille, avis d’imposition, statuts, diagnostics,…), à classer, à produire (actes de vente, attestations, procurations, actes de succession, règlements de copropriété,…) et, à remettre à ces derniers ainsi qu’aux institutions dans des délais bien précis. Il devient donc indispensable d’intégrer la dématérialisation dans la stratégie et la méthode de travail de votre office.

La centralisation de documents de sources diverses devient ainsi simple et immédiate, et surtout elle vous permet d’optimiser votre gestion documentaire (numérisation, renommage, import et classement des documents).

Les avantages

  • Diminution des flux papier/ gain de place
  • Facilité d’accès aux documents,
  • Meilleure traçabilité,
  • Mobilité renforcée,
  • Solution aux nouveaux moyens de communication,
  • Productivité,
  • Sécurité.

Dématérialisation et archivage, quelles solutions pour quels usages ?

Dématérialisez dans votre logiciel métier

Konica Minolta a développé, en partenariat avec les éditeurs de logiciels métier Fiducial et GenApi, des solutions et services de traitement du document et de l’information dédiés aux activités notariales.

Les connecteurs KOMI Connect WinNot et KOMI Connect iNot permettent de rechercher, indexer, classer tous types de documents (actes, annexes, diagnostics, plans, procurations…) dans le logiciel WinNot Expert à l’emplacement souhaité, et ceci, directement depuis l’écran du système d’impression.

Les documents peuvent être stockés dans différents formats, tels que PDF, PDF/A, JPG, TIFF, ce qui permet également de les transmettre directement au MICEN au format adéquat.

Plus besoin de passer par un ordinateur ou de faire des allers-retours vers le poste de travail, cette solution fait gagner un temps précieux aux utilisateurs et augmente leur productivité.

Au-delà de la dématérialisation, ces connecteurs permettent également de convertir en un clic les documents dans différents formats (MS Word, MS Excel) pour les modifier ultérieurement, si nécessaire.

Archivage à valeur probatoire

Depuis le 28 octobre 2008 et conformément au décret du 10 août 2005 d’application de la loi de mars 2000, vous transférez vos actes authentiques sur support électronique (AASE) dans le minutier central électronique (Micen) où ils seront conservés pendant 75 ans. Mais qu’en est-il de vos autres documents ?

Qu’il s’agisse des actes et de ses annexes, des copies authentiques, exécutoires, des consultations et documents administratifs de votre étude… Konica Minolta vous propose d’archiver vos documents, conformément à la norme NF Z42-013, dans un coffre-fort numérique à valeur probatoire. Celui-ci garantit l’intégrité, la traçabilité, la sécurité et la pérennité de vos documents.

Une fois votre document numérisé, depuis votre système d’impression Konica Minolta vers le coffre-fort numérique, il vous suffit de vous connecter au portail web sécurisé depuis votre ordinateur, tablette ou smartphone pour accéder à celui-ci.

Après authentification, toutes les archives de votre étude peuvent être accessibles à l’aide d’un moteur de recherche plein texte ou via votre propre plan de classement. En définissant préalablement les droits d’accès aux services, vous pouvez restreindre la consultation et le versement des archives à certains collaborateurs.

Tout document archivé est accompagné d’une attestation d’archivage à valeur probatoire. Les attestations peuvent être récupérées, lors de l’affichage des résultats de la recherche et sont transmises systématiquement en pièce jointe, quand un utilisateur envoie le document archivé par email.

Le dépôt et la consultation des archives sont accessibles 24h/24. Vos données sont archivées en toute sécurité dans les datacenters localisés en France.

Conformez-vous à l’évolution des usages au sein de votre métier, aux exigences réglementaires de votre profession et répondez aux enjeux de votre métier (Productivité, Sécurité, Conformité) avec les solutions de dématérialisation et d’archivage de Konica Minolta.

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