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Que faut-il savoir sur le bulletin de paie électronique ?

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Bulletin de Paie Electronique

Avec la loi du 12 mai 2009, autorisant sous certaines conditions la remise au format électronique du bulletin de paie aux salariés, de nouvelles possibilités s’offrent à la fonction RH. Le bulletin de paie électronique (BPE) concernera 50 % des salariés en France d’ici 2020.

L’impression, la mise sous pli, la distribution manuelle ou postale des bulletins de paie ainsi que leur archivage sont des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée impactant directement la productivité du personnel administratif et générant des frais financiers conséquents. En optant pour le BPE, l’entreprise peut s’affranchir de ces tâches chronophages et réaliser jusqu’à 70 % d’économies sur les coûts de gestion. Cependant, le passage au BPE soulève plusieurs questions…

L’accord du salarié est-il obligatoire et comment obtenir son accord ?

Oui. L’article L.3243-2 du Code du travail précise que l’accord du salarié est une condition indispensable à la mise en œuvre du bulletin de paie dématérialisé. La norme NF Z42-025 (AFNOR) précise que l’accord du salarié doit être libre, exprès, écrit (sur un support papier ou électronique) et signé. L’accord doit être distinct du contrat de travail afin de préserver la liberté de consentement du salarié. L’accord doit prévoir la faculté de rétractation pour revenir à une réception sous forme papier. Le document recueillant l’accord du salarié doit également mentionner l’identité de l’employeur et du salarié, les dates de l’accord et de la mise en place du service, l’indication du lieu de stockage des bulletins de paie (dans un pays membre de l’UE) et des modalités d’accès, la possibilité pour le salarié ou l’employeur de mettre fin sans justification à la remise des bulletins de paie sous forme électronique.

Comment les salariés consultent-ils leurs bulletins de paie ?

Dès que le bulletin de paie est déposé dans son coffre-fort électronique personnel, le salarié reçoit sur sa messagerie professionnelle, un email lui confirmant sa disponibilité avec un lien URL lui permettant de le consulter en ligne. Directement depuis son poste informatique ou depuis son périphérique mobile, ce dernier pourra après s’être authentifié par un identifiant et un mot de passe, consulter, télécharger, imprimer son document.

Quel est le temps de mise en œuvre d’une solution de distribution de BPE ?

La partie coffre-fort électronique, hébergée de manière sécurisée dans le cloud, s’active de façon immédiate. En fonction du nombre de bulletins de paie distribués de manière mensuelle, on estime entre 3 et 8 jours de service pour définir l’interaction entre le logiciel de paie et les coffres forts électroniques des salariés ainsi que la mise en œuvre des mécanismes de scellement (signature électronique, horodatage).

Quelle est la différence entre un bulletin de paie au format papier et un bulletin de paie électronique réimprimé ?

Aucune. Les technologies mises en œuvre permettent une réimpression strictement identique, avec en sus, la certitude que le document n’ait pas été falsifié puisque le cadre légal impose la mise en œuvre des technologies de scellement numérique (hachage, signature numérique, horodatage).

Comment se matérialise la signature électronique d’un bulletin de paie électronique sur un PDF ?

La signature électronique est représentée par un ruban qui mentionne l’identité et l’approbation du signataire. Pour effectuer une signature sur un PDF, l’entreprise devra se procurer un certificat de signature électronique RGS (Référentiel Général de Sécurité).

Que se passe-t-il si un salarié quitte l’entreprise ?

Au départ du salarié, l’entreprise mettra en sommeil le coffre-fort individuel du salarié pendant cinq ans (durée légale de conservation des bulletins de paie par une entreprise). Ce dernier pourra récupérer facilement l’ensemble de ses bulletins de paie sur son ordinateur personnel et les réimprimer si besoin et/ou les transférer dans un nouveau coffre-fort électronique.

Comment choisir son prestataire ?

Les éditeurs de coffres forts électroniques (CFE) proposent des solutions conformes au cadre légal et aux normes en vigueur (ex : FNTC ou AFNOR). Il est donc vivement conseillé de choisir un prestataire labellisé et/ ou certifié par ces organismes ou répondant aux caractéristiques de ces référentiels. Les CFE étant majoritairement hébergés dans le cloud, il est important de sélectionner un prestataire à dimension nationale offrant une garantie de disponibilité du service dans les années à venir – reposant sur un fournisseur tel qu’Orange Business Services par exemple. Enfin, une bonne maîtrise des progiciels RH est indispensable au succès d’un tel projet. Le prestataire choisi doit impérativement détenir les connaissances approfondies de vos outils de gestion de la paie.

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