Article

Archivage numérique : risque ou opportunité ?

Partagez cet article
archivage numérique des données

L'archivage numérique à valeur probatoire est une manière intègre et pérenne de conserver vos documents numériques « statiques ». Pour que ces documents soient facilement accessibles, l’hébergement dans le cloud est une valeur sûre.

Les inquiétudes concernant le Cloud

Mais certaines réticences demeurent encore face à l’approche Cloud. Avec tout ce qui se dit sur cette technologie, vous avez peut-être encore des doutes sur l’aspect sécuritaire et confidentiel d’un archivage numérique et hébergement dans le Cloud. Vous faites alors partie des 88% de Français qui pensent que la protection et la sécurité des données sont très  importantes – devant la qualité et le service client – lors de l’achat d’un produit ou d’un service (Etude State of Privacy réalisée par Symantec, février 2015). Ces inquiétudes peuvent être balayées dès lors que les contrats d’hébergements sont clairs et bien délimités, et que les technologies utilisées sont de haute qualité. Le contrat doit par exemple contenir une clause d’auditabilité, de limitation des responsabilités, de confidentialité, de non divulgation et de réversibilité. Pour plus de sécurité, vous devez aussi être assuré que votre archivage numérique est hébergé dans un Cloud situé en France, utilisant des datacenters haut de gamme et hautement sécurisés, et que pour la confidentialité, vos archives sont accessibles uniquement par authentification.

Quand une externalisation dans le cloud est bien contractualisée, transparente, et qu’elle repose sur des technologies éprouvées, elle peut alors garantir une meilleure sécurité que celle fournie au sein de votre entreprise où vos infrastructures informatique sont plus fragiles et précaires face aux pannes, virus, cyber attaques, vols et évènements climatiques imprévus.

Les opportunités de l’archivage numérique

Une fois les interrogations sur les risques de sécurité et de confidentialité écartées, de nombreuses opportunités s’offrent à vous. Nous l’avons abordé dans le post La conservation de vos archives : avez-vous évalué les coûts et les risques ? l’archivage numérique vous permet de diminuer les coûts liés à l’archivage physique et d’éviter les risques de perte, destruction et réglementaires. Par ailleurs, une mauvaise gestion de vos archives a un impact négatif sur la confiance que vous portent vos clients. A l’inverse, une gestion optimale de vos archives numériques, c’est-à-dire lorsque vous changez vos pratiques documentaires et les simplifiez, vous permet d’être plus efficace, réactif et donc productif, ce qui améliore votre service client et votre capacité à les retenir.

Cette efficacité de gestion de vos archives numériques vous permet aussi d’améliorer vos communications avec vos fournisseurs, de créer des relations plus étroites. Grâce au temps économisé et à l’utilisation de ce nouveau mode de communication que représente l’archivage numérique, vous pouvez même créer de nouveaux services pour vos clients et vos fournisseurs, comme par exemple leur donner la possibilité d’accéder à leurs propres factures archivées à valeur probatoire, en leur donnant un accès limité à vos archives, par authentification.

Et vous, où en êtes-vous en matière d’interrogation sur les risques et opportunités qu’offre l’archivage numérique ?

Télécharger le livre blanc associé
Partagez cet article