Les bénéfices d’une gestion automatisée des frais de déplacement

Gain de temps pour les collaborateurs et réduction des coûts de traitement sont les deux principales raisons qui poussent aujourd’hui les entreprises à s’intéresser à une gestion automatisée des frais de déplacements.

De nombreuses organisations traitent manuellement la gestion des frais de déplacement et, par conséquent, font face à de nombreux défis en matière d’efficience et de contrôle, à savoir notamment le manque de visibilité dans les dépenses et l’incapacité d’appliquer une politique sur les frais de déplacements.

Une adoption grandissante des processus automatisés

Avec une tendance au travail mobile de plus en plus prononcée en lien avec l’évolution des modes de travail (flex office, remote working, coworking, etc…), les collaborateurs sont de plus en plus amenés à travailler en dehors de l’entreprise et donc à se déplacer. L’adoption de processus automatisés pour la gestion des frais de déplacements tend à se généraliser d’autant que les solutions proposées sur le marché sont plus abordables et plus polyvalentes.

Réduction des coûts de traitement

Selon l’étude PayStream Advisors, les entreprises qui automatisent intégralement leur processus de gestion des dépenses peuvent diminuer de plus de 70 % leur coût de traitement des notes de frais, le gain dépendant du degré d’auto­matisation appliqué. En effet, dans le cadre d’une gestion manuelle le coût de traitement d’une note de frais est estimé à 22 euros contre un peu moins de 6 euros avec une gestion entièrement automatisée.

Les 3 principaux avantages d’une gestion automatisée

Les entreprises voient également des améliorations dans d’autres domaines* :

  1. Meilleure visibilité sur les dépenses
  2. Des cycles de remboursement plus courts
  3. Application possible d’une politique de dépenses

La gestion automatisée se voit aussi accélérée par les millenials désireux d’utiliser dans le cadre professionnel des applications mobiles simples et efficaces pour réserver et effectuer leurs déplacements tout en gérant leurs notes de frais.

Captio, partenaire de Konica Minolta, propose un outil de gestion 100 % mobile qui permet une numérisation automatique des justificatifs via une photo prise à partir d’un smartphone ou d’une tablette. L’application enregistre et classe les informations clés (montant, fournisseur, type de frais, date…) avant de vérifier automatiquement les dépenses. Le système de lecture automatique évite ainsi les saisies manuelles et les erreurs humaines. Afin de simplifier la gestion en back-­office, Captio importe également les relevés des autres moyens de paiement comme les cartes affaires des collaborateurs.

Découvrez dans notre guide, nos conseils pour que la gestion des frais de déplacement ne soit plus un casse-tête mais une tâche simple et automatisée pour toutes les personnes concernées.

*3 principaux avantages cités par les 200 entreprises interrogées par Paystream Advisors

20 juin 2018
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