Justificatifs de notes de frais : dites au revoir au papier

Conservation des justificatifs de notes de frais papier, la fin du calvaire

Vous pouvez désormais dire adieu à la conservation des justificatifs papiers des notes de frais. Vous êtes enfin autorisé à les jeter.

Deux ans après la fiscalité, la loi de financement de la Sécurité sociale* pour 2019 autorise la conservation au format électronique des justificatifs des notes de frais.

Entré en vigueur depuis le 1^er juillet 2019, cette nouvelle réglementation ouvre définitivement la voie à la dématérialisation des notes de frais. Elle est aussi synonyme de gain de temps pour les collaborateurs qui consacrent, en moyenne chaque mois, 30 minutes à la gestion de leurs frais**. Une automatisation, dont l’autre effet positif, est un remboursement plus rapide des notes de frais.

Les conditions de numérisation et d’archivage à respecter

Cependant, les entreprises sont tenues de respecter des règles de numérisation et de conservation strictes des justificatifs de frais au format électronique. Elles doivent donc recourir à des solutions de gestion des notes de frais capables de respecter les conditions suivantes :

• Le logiciel de numérisation doit réaliser une copie conforme à l’original, en image et en contenu.
• Les dispositifs de traitements sur l’image sont interdits.
• Une signature électronique ou un cachet serveur doivent être apposés sur le fichier.
• L’archivage numérique doit être certifiée par un tiers de confiance agréé.
• Chaque fichier doit être horodaté afin de garantir l’intégrité de chaque document numérisé.
• Le fichier PDF, respectant des normes particulières de sécurité, doit être conservé sur un serveur sécurisé pendant six ans, selon l’article L.102 B du livre des procédures fiscales. Toutefois, le Code du commerce impose, quant à lui, un délai de conservation de 10 ans pour les documents comptables et les pièces justificatives (article L123-22). L’offre DIGI Pack Notes de frais Konica Minolta vous garantit une durée de conservation de 10 ans pour plus de sérénité.

En cas de non-respect, l’entreprise s’expose à un risque de redressement lors d’un contrôle fiscal. Les remboursements effectués pouvant être considérés ici comme un avantage en nature.

Une plateforme de gestion des notes de frais zéro papier

Konica Minolta propose une solution de dématérialisation des notes de frais conforme à la nouvelle réglementation. Les justificatifs de notes de frais numérisés ont ainsi une valeur probante vis-à-vis du fisc et de la Sécurité sociale en France.

L’offre DIGI Pack Notes de frais remplace donc le traitement manuel des notes de frais par une gestion zéro papier. Cela au profit des salariés qui peuvent consacrer plus de temps aux missions à plus forte valeur ajoutée et des gestionnaires qui gagnent en efficacité.

Le traitement de la note de frais se résume à trois actions simples :

1. Capturer le justificatif papier avec son smartphone depuis l’application.
2. Vérifier les données reconnues (nom du fournisseur, montant, date, etc.) dans les champs préremplis.
3. Envoyer la note de frais pour validation auprès du supérieur hiérarchique qui sera ensuite automatiquement traité par le service comptable.

* Arrêté du 23 mai 2019 fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l’article L. 243-16 du code de la Sécurité sociale 

**Source : Baromètre sur la dématérialisation des notes de frais publié par SAP Concur en octobre 2019