Réduisez de 15000€ par an vos coûts de gestion des notes de frais

Une mauvaise gestion des notes de frais peut vite devenir un gouffre financier… alors pour inverser la tendance, il faut en moderniser la gestion. Nous avons défini les caractéristiques de ce que nous appelons une gestion 3.0 des notes de frais, capable de générer gains de temps et économies.

Les 5 caractéristiques d’une gestion 3.0 des notes

1. Mobile

Les applications mobiles de gestion de notes de frais offrent souplesse et simplicité d’utilisation. Les collaborateurs peuvent facilement réaliser des captures d’écran de leurs justificatifs.

En gagnant du temps sur la saisie, ils se concentrent sur leur cœur de métier et augmentent leur productivité. L’entreprise, quant à elle, gagne en visibilité sur les dépenses réalisées et peut mieux rationaliser ses processus et ses coûts.

2. Souple

Une gestion « moderne » des notes de frais doit être souple afin de s’adapter aux besoins de l’entreprise et de ses employés à n’importe quel moment et dans n’importe quelle circonstance ; à contrario des notes de frais établies à l’aide d’Excel qui fonctionnent suivant une structure rigide (tous les employés possèdent le même modèle, qu’ils remplissent tous de la même manière).

3. Numérique

Une gestion papier des notes de frais favorise les erreurs qui peuvent être évitées avec la numérisation de la note de frais. Cela implique que les justificatifs puissent être numérisés à l’aide d’outils adaptés. En effet, la numérisation implique que la note de frais soit gérée par le biais d’un logiciel qui puisse « lire » les justificatifs pour en extraire les données et générer la note de frais automatiquement. En outre, il vaut mieux que cette numérisation soit homologuée par le Trésor public, dotant ainsi la copie numérique de la même valeur juridique que le document original.

4. Intégrée

L’entreprise utilise de multiples plates-formes pour les différents processus qu’elle met en œuvre : PGI, comptabilité, finances, etc. La gestion de la note de frais doit être intégrée à ces processus pour gagner en souplesse, en rapidité et en efficacité.

5. Une meilleure communication

Grâce à une communication fluide entre salarié et superviseur, le salarié peut voir l’état de ses notes de frais et, en cas de doutes, le superviseur peut consulter le report des dépenses qu’il lui a transmises.

Ainsi, en modernisant la gestion des notes de frais grâce à une solution mobile, flexible et simple, les entreprises sont en mesure de réaliser des économies non négligeables et même de réduire de plus de 15 000€* par an leurs coûts de gestion des notes de frais. Un ROI est même constaté dans les 7 mois suivant l’implémentation. Pertes de reçus, temps alloué à la saisie des notes de frais et temps passé à éditer des rapports de dépenses s’en trouvent aussi considérablement réduits.

Découvrez dans le guide de notre partenaire Captio, les opportunités offertes par la note de frais en tant qu’outil d’amélioration pour votre entreprise.

 

 *Le rapport IDC – Les avantages pour l’entreprise d’une gestion maximisée des frais de déplacement et des notes de frais, janvier 2016 – projette une économie de 55.000 dollars en moyenne pour 100 collaborateurs sur 3 ans.

12 avril 2018
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