Points clés et bonnes pratiques du déploiement d’une solution de gestion de flux d’information performante.
• Les règles de nommage
• Plan de classement du document
• Les droits d’accès et l’habilitation
• Les contraintes réglementaires
• Processus de gestion interne, processus de validation
La numérisation des archives facilite grandement l’accès à l’information et impacte favorablement l’organisation du travail. Des avantages qui poussent un nombre croissant d’entreprises et d’organismes publics à dématérialiser et à archiver en numérique. Quels sont les principaux atouts de l’archivage numérique ?
Dans un contexte de réglementation en pleine évolution notamment avec les lois de simplification dans le domaine social et fiscal, le coffre-fort électronique permet de garantir la pérennité, l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données.
Souvent initié dans une démarche d’optimisation des coûts et de gestion des fournisseurs, le renouvellement du parc d’impression est aussi l’opportunité de déployer de nouveaux services pour les collaborateurs.
La Responsabilité Sociétale des Entreprises c'est donc beaucoup de défis susceptibles d’entraîner de profondes transformation au sein de nos entreprises. Les organisations qui s'y prennent le plus tôt bénéficieront certainement d'un avance. N'hésitez pas à consulter l'ebook au sein duquel vous trouverez des ressources et conseils.
La vidéoprotection boostée à l’IA (Intelligence Artificielle) et au deep learning offre de nouvelles possibilités, telles que la détection d’objets et de personnes en temps réel. Ces fonctions intelligentes sont intégrées à la nouvelle plateforme des caméras MOBOTIX.
Pour le secteur de la logistique, la vidéoprotection intelligente s’avère être un excellent moyen d’optimiser les processus. Surveillance des quais de transbordements avec une vue globale, vérification des réclamations par l’image, réduction des temps d’arrêts font partie des possibilités offertes.
Le contrôle des accès est indispensable à l’extérieur comme à l’intérieur des usines et des entrepôts pour se prémunir des tentatives d’intrusions. Une surveillance qui peut être automatisée grâce aux caméras numériques de vidéoprotection.
De nombreuses entreprises s’équipent avec des objets connectés dédiés à la sécurité physique comme les caméras numériques. Mais dès lors qu’un appareil est relié à Internet, il est susceptible d’être attaqué. Ce constat suscite l’inquiétude des professionnels et freine l’adoption de l’IoT, d’où la nécessité d’instaurer de la confiance.
Assurer la sécurité des entrepôts logistiques est essentiel pour éviter tout préjudice grave sur les installations, les marchandises et le personnel. La vidéoprotection intelligente répond aux exigences strictes de sécurité inhérentes à la logistique pour gérer les risques, respecter les normes et régler les litiges.
Face à l’augmentation croissante des cyberattaques, notre partenaire MOBOTIX est le premier fabricant de systèmes vidéo IP intelligents, en Europe, à obtenir la certification "CNPP Certified", intégrant la dimension cyber pour des caméras de vidéosurveillance.
L’achat d’équipements reconditionnés, au cours de la dernière décennie, est devenu une tendance de fond. Perçu par les consommateurs comme un moyen de moins dépenser et de consommer responsable, il n’a plus rien d’une pratique dévalorisante.
Faire appel à un fournisseur unique pour des services multiples permet aux dirigeants de PME de simplifier leur gestion d’entreprise, tout en reportant la responsabilité du bon fonctionnement de leur infrastructure informatique sur un tiers.
Chaque année, un salarié consomme pas moins de 55 kg de papier ramette, soit quelque 50 feuilles par jour. Le choix du papier en dit long sur la politique RSE d'une entreprise. Les papiers labellisés FSC et PEFC sont des sigles de bonne conduite écologique. Pourquoi ?
La copie numérique fiable est la reproduction numérisée d’un document dont la conformité juridique est reconnue selon les conditions du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016. Concrètement, les entreprises peuvent numériser des « documents à valeur probante » et n'ont plus besoin de conserver les originaux papier.
Se transformer doit également comporter un sens : « quoi » (faire), « comment » (le faire), « pour quand » (le faire). Savoir où l’on veut aller, aucune technologie ne peut le dire à votre place. Si la transformation digitale n’est pas attisée par la direction de l’entreprise, comment peut-elle être légitime ?
En 2020, la Digital Workplace est apparue comme la solution du travail à distance. Nous avons assisté à l’avènement de la digitalisation des modes de travail, même parmi les entreprises les plus réticentes à s’adapter aux processus numériques. Qu’attendre de 2021 en matière de développement de l’environnement de travail numérique ?
Au cours de l’an dernier, 70% des systèmes d’impression de Konica Minolta repris ont bénéficié d’une seconde vie et 30% ont été orientés vers les centres de démantèlement pour leur recyclage. Quelle place occupe donc la valorisation dans le processus de recyclage des systèmes d’impression ?
Si 75% des factures fournisseurs sont encore reçues au format papier, la facture suit progressivement les tendances actuelles de digitalisation notamment grâce à une législation française favorable. Et vous, êtes-vous prêt pour la dématérialisation des factures ?
La nouvelle gamme de multifonctions bizhub i-SERIES de Konica Minolta est au cœur d’un environnement de travail toujours plus connecté et mobile. Son objectif : réunir simplement et en toute sécurité des personnes, des lieux et des périphériques pour changer votre façon de travailler.
Le déconfinement impose aux employeurs de faire respecter les gestes barrières en entreprise pour assurer la sécurité et la santé de leurs salariés. Si certains sont bien connus de tous. Comment utiliser les systèmes d’impression mis en libre-service dans l’entreprise en évitant tout risque d’exposition au Covid-19 ?
Si le fax peut vous semblez désuet, il est toujours d’actualité dans le monde professionnel. Il y aurait aujourd’hui près d’un million de fax en service*. Le fax n’a donc pas pris sa retraite. Il trouve même une seconde vie avec le digital.
BEST OF de vos articles préférés au 1er semestre : Le Workplace Hub de Konica Minolta vous offre un accès et une gestion de l’intégralité de votre IT à partir d’un point unique. Imaginez une technologie qui comprend votre façon de travailler.
Konica Minolta obtient pour la quatrième année consécutive la certification Platinum de Dell Technologies, ce qui en fait un partenaire de choix, capable d’accompagner les entreprises en particulier sur des problématiques de haute disponibilité des données et scalabilité de l’infrastructure.
La dématérialisation des factures est synonyme de nombreux bénéfices : réduction des coûts, diminution des délais de traitement, réduction des litiges, meilleure sécurisation des traitements, amélioration globale de la relation fournisseurs/clients…
La rationalisation peut passer par une solution d'Enterprise Content Management (ECM) pour automatiser les processus documentaires qui vous ralentissent et qui vous coûtent à la fois du temps et de l’argent. Zoom sur les 7 atouts d’une solution d’ECM.
Une copie numérique fiable peut remplacer un original papier, toutefois celle-ci doit être conservée dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu, ce que fait bien un Coffre-Fort Electronique (CFE) avec les processus de scellement numérique et d’archivage.
Trop onéreux, budget indisponible, pas d’utilité pour l’organisation, manque de ressources IT… le cloud est boudé par les PME. Seuls 16 % des PME françaises disent avoir l’intention d’adopter une infrastructure cloud au cours des trois prochaines années.
Le rapprochement entre Konica Minolta et MOBOTIX vise à développer une offre globale de sécurité étendue à la protection des personnes et des biens, et d’adresser ainsi l’ensemble du marché de la sécurité électronique.
La Semaine Européenne du Développement Durable (SEDD) vise à promouvoir les enjeux d’un développement durable, l’Agenda 2030 et ses 17 objectifs. Konica Minolta entend contribuer à la réalisation de 13 des 17 Objectifs de Développement Durable (ODD) des Nations Unies d’ici 2030.
Sur la nouvelle gamme d’équipements d’impression multifonctions, bizhub i-SERIES, de Konica Minolta, de nombreuses optimisations réduisent l’impact environnemental des multifonctions, en voici le podium.
Votre parc d’impression doit être en mesure d’optimiser l’efficacité opérationnelle de vos collaborateurs. A partir des systèmes d’impression mis à leur disposition, ils doivent pouvoir classer, archiver, et partager leurs documents de travail en une seule opération, ce que permet bien la connectivité des multifonctions.
Tout déploiement d’un parc d’impression nécessite ensuite un suivi du contrat personnalisé par le prestataire. Se poser la question du bon respect des engagements contractuels est primordial lors d’un renouvellement du parc d’impression. Quel suivi de contrat peuvent exiger les directions achats ?
Les possibilités du multifonction n’ont été, à ce jour, que partiellement utilisées. Le multifonction est encore très souvent perçu comme un matériel réservé à la copie ou à l’impression sans considération de l’étendue de ses usages potentiels.
Toute direction des achats amenée à renouveler son parc d’impression souhaite bénéficier d’un déploiement simple et rapide. Une étape, qui s’appuie sur une méthodologie rigoureuse, que seul le chef de projet est à même de piloter : de la signature du bon de commande au procès-verbal de recette...
Si renouveler un parc d’impression s’inscrit bien souvent dans une démarche d’optimisation des coûts, les directions achats doivent aussi prendre en compte les différents besoins des collaborateurs - une première étape incontournable avant tout renouvellement du parc d’impression.
Avoir de bonnes compétences en informatique, c’est un début… Mais, dans la vie active actuelle, pour nager en toute sécurité dans l'océan numérique du 21ème siècle, un entraînement régulier est indispensable.
Evalué à près de 2,3 milliards d’euros en 2017, le marché français des solutions de gestion des processus documentaires reste dynamique, avec un rythme de croissance évalué à 6,7% en 2019. Retour sur l’évolution du marché et ses perspectives suite aux analyses effectuées par le cabinet MARKESS.
Le risque de fraude continue de planer au-dessus des entreprises françaises, d’après la nouvelle enquête d’Euler Hermes et de la DFCG. 7 entreprises sur 10 déclarent avoir été victimes d’au moins une tentative de fraude pour autant elles sont loin d’avoir toutes mis en place un plan d’urgence.
Un nouveau dispositif légal encadre désormais la fiabilité de la copie numérique en France. Résultat : la Gestion Electronique des Documents (GED) est facilitée mais aussi sécurisée. La copie numérique fiable ouvre ainsi de nouvelles perspectives à la GED dans le Cloud.
L’archivage à vocation probatoire conserve les archives de manière pérenne et intègre en assurant que le document archivé corresponde bien à l’original et qu’il est accompagné de la preuve de son authenticité.
Avec dans le viseur un chiffre d'affaires annuel de 465 millions d'euros d’ici 2020, Konica Minolta Business Solutions entend devenir un leader sur le marché mondial des fournisseurs de services informatiques, et plus particulièrement en renforçant son expertise sur le marché de l’ECM d’où le rachat en France du Groupe Numerial.
Petite cause, grands effets : le nouveau cadre légal qui définit et encadre la fiabilité d’une copie numérique, va modifier en profondeur la manière d’archiver au sein des entreprises. Et la façon la plus simple de se conformer à ces dispositions légales consiste à se tourner vers une solution tout-en-un.
Réduction des coûts et démarche écologique : quels sont les bénéfices que vous pouvez tirer de la mise en place d'une politique d'impression, et comment optimiser votre parc d'impression pour les atteindre ?
Les nouveaux business hub C759/C659 de Konica Minolta repoussent les limites des systèmes d’impression couleur A3 haut volume : volumes de numérisation importants, réduction des erreurs de chargement et nombreuses options de finition haut de gamme.