Quelques idées simples et utiles avant de mettre en place une gestion de contenu structurée dans votre entreprise, et réduire les risques et les coûts associés à la circulation, la recherche et l'archivage des informations dans votre organisation.
À partir du 1er juillet 2024, la facture électronique devient une obligation légale pour les relations inter-entreprises. Les entreprises devront : accepter la réception des factures électroniques de leurs fournisseurs, être en mesure de les intégrer dans leur système de comptabilité ou de gestion commerciale...
Dématérialiser ses factures fournisseurs a de multiples avantages. La dématérialisation des factures fournisseurs est reconnue comme un vecteur de performance pour les organisations. Une solution de GED est la réponse pertinente pour relever le défi de la dématérialisation et en retirer toutes les promesses.
La GED (Gestion Électronique des Documents) concerne uniquement les documents d’entreprise. Lorsqu’on parle d’ECM, on étend le champ d’application à l’ensemble des contenus et plus généralement à l’information de l’entreprise. La limite est mince entre les deux, et cela fait que la GED et l’ECM sont liés de toute évidence.
La GED (Gestion Électronique des Documents) concerne uniquement les documents d’entreprise. Lorsqu’on parle d’ECM, on étend le champ d’application à l’ensemble des contenus et plus généralement à l’information de l’entreprise. La limite est mince entre les deux, et cela fait que la GED et l’ECM sont liés de toute évidence.
La GED (Gestion Électronique des Documents) a fait ses preuves pour transformer durablement et efficacement le fonctionnement de l’entreprise. Mais certaines informations nécessitent un traitement qui implique d’avoir recours à des technologies complémentaires, pour optimiser au maximium votre capacité à valoriser les données de votre ent
La traçabilité des opérations, manuelles ou automatisées, est stratégique pour les organisations. Elle permet de remonter l’historique pour rechercher la cause d’un dysfonctionnement, démontrer la validité d’une transaction, identifier des responsabilités ou encore innover à partir de l’analyse des pratiques.
La facture électronique a été rendue obligatoire par l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 sept. 2021, relative à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée. La mise en œuvre de cette obligation sera échelonnée dans le temps entre 2024 et 2026.
La mobilité, et bien-sûr le télétravail, exigent de pouvoir accéder partout à ses documents d’entreprise. C’est pourquoi une GED (Gestion Électronique des Documents) mobile est un atout pour accompagner les nouvelles formes de travail.
Gagner du temps est un enjeu majeur pour l’efficacité des organisations. C’est-à-dire focaliser l’énergie et le savoir-faire des collaborateurs de l’entreprise sur les tâches où leur valeur ajoutée est la plus manifeste. Une GED (Gestion Électronique des Documents) est très clairement une ressource précieuse dans cette perspective.
Disposer d’un logiciel de GED (Gestion Électronique des Documents) est un incontournable de votre transformation digitale. Et vous disposez certainement déjà d’une solution qui vous permet de numériser, importer, indexer, classer, stocker, sauvegarder et archiver vos documents.
Dès juillet 2024, la facture électronique deviendra progressivement une obligation pour toutes les entreprises. Or, la facture électronique porte avec elle des exigences qui modifient l’approche du cycle de facturation.
Vous vous êtes déjà rendu compte qu’une réglementation que vous pensiez être suivi dans votre entreprise ne l’était pas ? Découvrez dans notre article comment le digital peut contourner une multitude de difficultés que vous rencontrez au quotidien pour améliorer votre démarche qualité !
La transformation digitale n’est ni un concept, ni une solution sans une stratégie adaptée à toutes les parties de la chaîne de valeur de l’entreprise. La Stratégie est l’élément déclencheur pour se transformer avec efficacité et voir les effets sur les collaborateurs, les clients, les fournisseurs et les partenaires de l’entreprise.
Olaf Lorenz, directeur général de la division DX Branding de Konica Minolta Business Solutions Europe, et Jonathan Leyva, PDG Konica Minolta Business Solutions France, expliquent comment la la pandémie de COVID-19 a profondément remodelé l'avenir du travail pour ses collaborateurs.
Chef d’orchestre des projets RPA (Robotic Automatisation Process), la DSI est aussi une cliente à l’automatisation. Un certain nombre de tâches répétitives réalisées par les équipes informatiques ont vocation à être automatisées. En fluidifiant le travail de la DSI, la RPA lui permet de se recentrer sur des activités à valeur ajoutée.
Se transformer doit également comporter un sens : « quoi » (faire), « comment » (le faire), « pour quand » (le faire). Savoir où l’on veut aller, aucune technologie ne peut le dire à votre place. Si la transformation digitale n’est pas attisée par la direction de l’entreprise, comment peut-elle être légitime ?
En tant que partenaire sur la technologie digitale, notre ligne directrice est d’aller au-delà du besoin déjà identifié chez le client. En effet, c’est en collaborant avec ce dernier pour l’aider à être plus performant que nous l’accompagnons dans la mise en place des outils lui permettant d’atteindre ses objectifs métiers et business.
L’automatisation robotisée des processus (RPA) est aujourd’hui plébiscitée par les entreprises en tant que solution tactique pour améliorer l’efficacité opérationnelle des équipes. La RPA permet aux sous-traitants de gagner en efficacité dans la gestion quotidienne de leurs différents flux.
La technologie RPA (Robotic Process Automation) permet de confier le processus d’onboarding, soit l’accueil et l’enrôlement des nouveaux collaborateurs à des robots logiciels. L’automatisation robotisée de ce processus rend les Directions RH plus efficaces et performantes.
La technologie RPA (Robotic Process Automation) permet aux Directions Financières d’automatiser leurs tâches manuelles, grâce aux robots logiciels. Pour autant, les fonctions financières consacrent encore beaucoup de temps à traiter ces tâches manuelles. Quelle utilité peuvent-elles tirer des robots logiciels?
Saviez-vous que les logiciels robots peuvent prendre en charge les tâches répétitives et chronophages pour libérer des potentiels de vos collaborateurs, tout en améliorant la productivité et la rentabilité de votre entreprise ?
Si 75% des factures fournisseurs sont encore reçues au format papier, la facture suit progressivement les tendances actuelles de digitalisation notamment grâce à une législation française favorable. Et vous, êtes-vous prêt pour la dématérialisation des factures ?
• Comment déployer une solution de dématérialisation ?
• Qui doit être impliqué ?
• Comment réussir à atteindre les bénéfices attendus et réduire les coûts de traitement des factures de manière significative ?
Avec une solution de traitement automatisée des factures fournisseurs adaptée à la structure de votre entreprise, les opérations de rapprochement de devis, de saisie comptable, d’approbation ou bien encore de classement seront réalisées automatiquement...
Avec une solution de traitement automatisée des factures fournisseurs adaptée à la structure de votre entreprise, les opérations de rapprochement de devis, de saisie comptable, d’approbation ou bien encore de classement seront réalisées automatiquement...
Comment passer du télétravail non préparé du confinement à un télétravail ponctuel plébiscité par les salariés ? Pour inscrire cette pratique dans le temps, les entreprises n’ont pas d’autre choix que d’adapter leurs dispositifs informatiques.
Face à la situation actuelle, de nombreux employés sont amenés à travailler à domicile pendant encore quelques semaines.
Ces mesures inédites bousculent nos habitudes de travail et nos modes de collaboration.
Au vu du contexte exceptionnel auquel nous faisons face liée au COVID-19, l’ensemble des entreprises sont contraintes de prendre des mesures rapides et immédiates afin de permettre aux collaborateurs de continuer à travailler en respectant les mesures de confinement décrétées par l’Etat.
Les métiers du chiffre et du droit sont tenus de garantir la confidentialité des documents papier et numérique qui transitent tous les jours au sein de leurs études. Quelles bonnes pratiques peuvent-ils mettre en œuvre en matière de sécurisation des numérisations ?
La dématérialisation des factures est synonyme de nombreux bénéfices : réduction des coûts, diminution des délais de traitement, réduction des litiges, meilleure sécurisation des traitements, amélioration globale de la relation fournisseurs/clients…
Avec une solution de traitement automatisée des factures fournisseurs adaptée à la structure de votre entreprise, les opérations de rapprochement de devis, de saisie comptable, d’approbation ou bien encore de classement seront réalisées automatiquement...
La rationalisation peut passer par une solution d'Enterprise Content Management (ECM) pour automatiser les processus documentaires qui vous ralentissent et qui vous coûtent à la fois du temps et de l’argent. Zoom sur les 7 atouts d’une solution d’ECM.
Une copie numérique fiable peut remplacer un original papier, toutefois celle-ci doit être conservée dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu, ce que fait bien un Coffre-Fort Electronique (CFE) avec les processus de scellement numérique et d’archivage.
La dématérialisation des bulletins de paie est encore loin d’avoir conquise toutes les entreprises. Seul 1 salarié français sur 5 reçoit chaque mois son bulletin de paie par voie électronique. Généralisée dans les grandes entreprises, elle peine à séduire les TPE et les PME qui privilégient encore largement le format papier.
BEST OF de vos articles préférés au 1er semestre : L’arrivée du numérique, la dématérialisation et désormais la transformation digitale ont profondément fait évoluer l'utilisation du Coffre-Fort Numérique. Mais même après plus de 15 ans d’existence, ses usages restent méconnus d’une organisation sur trois.
L’obligation du bulletin simplifié est entrée en vigueur le 1er janvier 2017 pour les employeurs de 300 salariés et plus, et le 1er janvier 2018 pour les autres employeurs. Rassurez vos salariés : c’est la présentation qui change, pas le salaire. Pour savoir leur expliquer le bulletin de paie simplifié, reportez-vous aux 6 points suivants
2019 marque un tournant pour l’ECM avec le passage de systèmes gérant un contenu volumineux à des solutions micro-services simplifiant la gestion de l'information et intégrant la conformité des données. L'automatisation des processus par la robotique (RPA) est amenée à devenir un composant clé de ces solutions.
Comment adapter sa solution de GED lorsque l’on est confronté à une croissance exponentielle de l’information ? Une question posée aux équipes de Konica Minolta par le Groupe Victor Hugo, dont l’expansion a considérablement fait augmenter sa volumétrie de données.
Imprimer, mettre sous pli, distribuer et archiver les bulletins de paie, des tâches chronophages que le service RH peut éliminer avec la dématérialisation. Aussi lier aux bulletins d’autres documents RH est d’autant plus intéressant en termes de ROI ; surtout quand le Coffre-Fort Numérique est associé à la signature électronique.
Selon les conditions définies par l’article L.3243-2 du Code du travail issu de la loi n° 2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures, il est désormais possible de remettre au salarié son Bulletin de Paie sous forme Électronique (BPE)
Identifiez tous les facteurs à prendre en compte pour garantir le succès d'un projet désormais incontournable.
Ceux ci peuvent être regroupés autour de sept points de vigilance : Virtualiser, Sécuriser, Garantir, Archiver, Indexer, Intégrer et Valoriser
Le bulletin de paie papier représente un coût humain et technique loin d’être anodins ! Pour les entreprises dotées d’effectifs importants et ayant par exemple de nombreuses filiales, plusieurs milliers d’euros sont dépensés tous les mois pour envoyer les feuilles de salaire. Connaissez-vous l’impact économique du bulletin paie ?
L’article 16 de la loi n° 2016-1918 du 29 décembre 2016 de finances rectificative pour 2016 annonçait aux entreprises la possibilité de conserver leurs factures au format numérique. Aujourd’hui, grâce à l’arrêté du 22 Mars 2017, elles peuvent désormais connaître les modalités de numérisation des factures papiers.